Eén Odoo-platform voor bouw en productie bij TM Technics.
Nadat een eerdere ERP-poging was vastgelopen en het team gedemotiveerd had achtergelaten, heeft TM Technics met behulp van Dynapps een nieuw systeem op Odoo opgezet, dat op 1 juli 2023 live is gegaan met 19 gebruikers in de bouw, productie en projectcalculatie.
Sector
Bouw, met een verschuiving naar productie.
Voetafdruk
België (Houthalen), af en toe NL.
Schaal
34 medewerkers, 19 gebruikers op Odoo.
Dynapps-partner
Sinds 2023.
Achtergrond
Een familiebedrijf (Tom en Els Stappers).
Voordat Dynapps in beeld kwam.
In het voorjaar van 2022 stond TM Technics voor een concreet probleem: een eerder ERP-project was mislukt en had niet alleen geld gekost, maar ook het vertrouwen in ERP als oplossing aangetast. TM Technics was oorspronkelijk een bouw- en montagebedrijf, waarbij productie in de loop der jaren een steeds groter deel van de omzet was gaan uitmaken. De volgende stap in digitalisering werd geleid door Els, die samen met Tom Stappers het bedrijf aanstuurde. Voor ondersteuning bij de herziening van het systeem werd Brain-Storm BV ingeschakeld, vertegenwoordigd door Tim Drijkoningen, om de vervanging in kaart te brengen.
De centrale vraag was niet of ERP opnieuw moest worden geprobeerd, maar wie het kon realiseren op een manier die het eerdere falen kon voorkomen en het project tot een werkbaar resultaat kon brengen.
De uitdaging
Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.
Teleurstelling over een project dat niet van de grond is gekomen
Er was geld uitgegeven, tijd geïnvesteerd en energie gestoken. Het vorige ERP-project had niet het gewenste resultaat opgeleverd, en het team had dat persoonlijk opgevat. Tegen 2022 riep het woord ‘ERP’ op de werkvloer eerder scepsis op dan nieuwsgierigheid. Elke nieuwe poging moest eerst dat team voor zich winnen, voordat er iets anders kon worden bereikt.
Staal tegen oorlogsprijzen
Toen de oorlog in Oekraïne de staalkosten van de ene op de andere dag deed stijgen, kon TM Technics de prijzen niet snel genoeg aanpassen. Offertes die op maandag het kantoor verlieten, waren halverwege de week al niet meer actueel, en het team beschikte niet over een systeemoverzicht waarmee ze de prijzen konden bijstellen. Het was een probleem met de systeemgereedheid, geen financieel probleem.
De winstgevendheid komt te laat aan het licht
Inzicht in de kosten voor bouw en productie was verspreid over verschillende afdelingen. Pas na afronding van een project werd berekend wat de kosten precies waren, terwijl die informatie eigenlijk al bij de offerte beschikbaar had moeten zijn. Daardoor was het op het moment van verkoop niet duidelijk of de prijs de werkelijke kosten dekte of welke marge werd gerealiseerd.
Waarom TM Technics ERP nog een kans gaf met Odoo en Dynapps.
De aanleiding was een combinatie van factoren. De productie was uitgegroeid tot een belangrijk deel van de omzet, terwijl de stijgende staalprijzen door de oorlog in Oekraïne het noodzakelijk maakten om snel prijzen te kunnen aanpassen. Het bedrijf beschikte daar niet over een geschikt systeem voor. Daarnaast zat het mislukte ERP-project nog vers in het geheugen. Het had geld gekost en vooral het vertrouwen binnen het team aangetast. Daardoor draaide de selectie van een nieuwe oplossing niet alleen om functionaliteit, maar ook om draagvlak op de werkvloer en de kans dat een tweede poging wel zou slagen.
De keuze werd daarbij beoordeeld op basis van drie filters.
Snelle terugverdientijd gaat boven een breed scala aan functies
Een langdurige implementatie zou het risico op een tweede vertraging hebben met zich meegebracht, en een tweede vertraging zou het bewijs hebben geleverd dat ERP zelf het probleem was. Wat er ook zou volgen, het moest snel gebeuren.
Een partner die dichtbij blijft, niet iemand met de langste referentielijst
De eerste poging was deels mislukt omdat de relatie puur zakelijk was geweest. Het criterium was deze keer wie er in de negende maand nog over zou zijn, niet wie de meeste logo’s op een dia had staan.
Een partner die zich zou verdiepen in de dagelijkse gang van zaken binnen het bedrijf
Brain-Storm BV, vertegenwoordigd door Tim Drijkoningen, heeft de vervanging in kaart gebracht. De keuze viel uiteindelijk op Odoo, met Dynapps als partner. Els is duidelijk: ze wilde iemand die nog steeds ter plaatse zou zijn als er iets moest worden aangepast, en niet iemand die alleen maar software levert en zich daarna terugtrekt.
Hoe de uitrol echt verliep
Hoe TM Technics binnen vijftien maanden live ging op Odoo.
Begin 2022
Eerste kennismaking met Dynapps tijdens de Odoo Tour in Genk.
Eind 2022
Workshopfase, in strak tempo uitgevoerd.
Begin 2023
Uitwerkingsfase, in nauwe samenwerking met Els als enige aanspreekpunt.
Eind 2023
Odoo is live gegaan. Volgens Els is alles soepel en foutloos verlopen.
2026
Ze draaien nog steeds op de versie waarmee ze live zijn gegaan. Er zijn nog geen upgrades uitgevoerd.
Wat TM Technics op Odoo heeft gebouwd: zeven modules en een berekeningstool.
Het systeem bestond uit zeven Odoo-modules aangevuld met een maatwerktool voor kostencalculatie. Deze tool gaf inzicht in kostenstructuren en maakte het mogelijk om budgetten al in de offertefase correct te bepalen.
Voorheen waren berekeningen verspreid over verschillende kostenplaatsen, zonder centraal overzicht. Daardoor kwam inzicht in projectwinstgevendheid pas achteraf. In de nieuwe situatie zijn dezelfde gegevens direct beschikbaar bij het opstellen van een offerte.
De implementatie werd bewust compact gehouden: twee functionele consultants van Dynapps (één voor logistiek en één voor finance), één technische consultant en één vast aanspreekpunt in de organisatie. Workshops werden beperkt gehouden met maximaal drie interne deelnemers. De consultants werkten rechtstreeks mee op de werkvloer, voerden interviews uit en observeerden de productieprocessen in de praktijk.
Modules: CRM, verkoop, inkoop, voorraadbeheer, productie, projecten, boekhouding, tool voor aangepaste berekeningen.
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Eén uitgangspunt werd consequent gehanteerd: standaard Odoo staat voorop, aanpassingen alleen wanneer een specifieke zakelijke reden daarvoor sprak. De op maat gemaakte berekeningstool is het enige punt waarop bewust van dit uitgangspunt werd afgeweken; dit was het enige geval waarin een specifieke zakelijke behoefte zwaarder woog dan de ontwikkelingskosten.
Wanneer 'standaard' in Odoo niet voor iedereen hetzelfde betekent.
Het moeilijkste moment lag niet bij de technologie, maar bij de manier van werken. Eén medewerker had in de loop der jaren een eigen werkwijze opgebouwd en was niet geneigd om die zomaar te vervangen door een nieuw systeem.
Het projectteam koos daarom bewust voor een pragmatische aanpak. Het gebruik van Odoo voor deze medewerker werd beperkt tot het strikt noodzakelijke om de juiste gegevens beschikbaar te maken voor het bedrijf. De bestaande werkwijze bleef grotendeels behouden, terwijl enkel de essentiële informatie in het systeem werd ingevoerd zodat kostenanalyses mogelijk bleven. Vanuit bedrijfsstandpunt had dit geen negatieve impact op de werking.
De belangrijkste les, samengevat als “Standaard Odoo eerst”, betekent niet dat iedereen exact hetzelfde pad moet volgen in het systeem. In sommige gevallen loopt een individuele workflow anders, en het accepteren daarvan kan nodig zijn om het geheel vooruit te helpen.
Het is onmogelijk dat één persoon in uw team alles weet over ERP. U hebt een partner nodig die dat wel doet.
Els Stappers
Algemeen directeur, TM TechnicsDoor workshops te bundelen wordt de besluitvormingstijd verkort.
Workshops die kort na elkaar worden gepland, verkorten de beslissingstijd. TM Technics voerde zijn workshopfase in oktober en november 2022 achter elkaar uit, waardoor het project sneller door de uitwerkingsfase heen ging dan bij een meer gespreid schema mogelijk zou zijn geweest. Dit patroon was geen uitvinding; Dynapps was er al gedeeltelijk van op de hoogte vóór TM Technics. Wat TM Technics deed, was dit sterk genoeg bevestigen, zodat de aanbeveling voor een geclusterd workshopblok nu bewuster wordt gedaan, wanneer de klant daar de ruimte voor heeft. Het is eerder een kleine aanpassing dan een nieuw patroon, en het benoemen van die schaal is onderdeel van de les.
De cijfers
Halverwege 2023 verliepen de bouw- en productieprocessen volledig via één Odoo-platform.
De tweede poging slaagde waar de eerste faalde. Bouw, productie en projectcalculatie werden in één keer op 1 juli 2023 op één Odoo-platform geïmplementeerd; de ingebruikname verliep naar verluidt soepel en foutloos, met negentien gebruikers op de werkvloer. Zeven standaardmodules verzorgen het dagelijkse werk, en de ene op maat gemaakte tool, de berekeningsengine, zorgt ervoor dat de kosteninzicht op dezelfde plek is als waar de offerte wordt opgesteld.
19
gebruikers werken met Odoo.
15
maanden vanaf het eerste contact tijdens de Odoo Tour in Genk (april 2022) tot de livegang (1 juli 2023).
7
standaard Odoo-modules plus één op maat gemaakte berekeningstool.
Van ‘hebben we daar de juiste prijs voor vastgesteld?’ naar ‘stellen we hier de juiste prijs voor vast?’
De standaardvraag bij TM Technics is veranderd. Vroeger was de winstgevendheid van een project een terugblik: nadat een project was afgerond, probeerde de financiële afdeling uit te zoeken of de aangeboden prijs de werkelijke kosten had gedekt. Nu wordt de vraag naar voren gehaald. In de offertefase brengt de rekenmodule de kostencomponenten in kaart, en de vraag wordt “prijzen we dit goed?” in plaats van “hebben we dat goed geprijsd?” Die verschuiving, van achteraf kijken naar de marge naar vooruitkijken, is de winst die die ene aanpassing rechtvaardigde. Het is ook wat het verhaal van de tweede ERP-poging tot een succes maakt: deze keer verschijnt het systeem op het moment dat de beslissingen worden genomen.
Als dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Ga dieper
Lees verder.
Odoo implementeren
Van eerste analyse tot go-live, opgebouwd rond hoe jouw sector écht werkt.
Een verouderd ERP-systeem vervangen
Het ERP-systeem dat het bedrijf groot maakte, remt het nu af. Al tien of twintig jaar staat SAP Business One, Exact, Navision, Sage of maatwerk centraal in de bedrijfsvoering, omringd door integraties en spreadsheets die maar een handjevol mensen begrijpt.
Productie
Productievloer, de financiële afdeling en de toeleveringsketen spreken dezelfde taal.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar werken met papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Hoe Régie Châtel alle PPE-vergaderingen op één platform organiseert
Een Zwitsers familiebedrijf beheert meer dan 100 flatgebouwen via één op maat gemaakt platform dat is gebouwd met Dynapps. Dit platform vervangt een workflow die voorheen bestond uit mailmerges in Word en overzichten in Excel.
- Voedingsindustrie
De voedingsindustrie
Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten
Belgische familieonderneming die ingrediënten produceert, met 75 productielocaties verspreid over 55 landen. Op de grootste locaties bleef SAP in gebruik; voor de kleinere overgenomen bedrijven werd één Odoo-sjabloon ontwikkeld.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 gehuurde fietsen.
Cyclis Bike Lease is uitgegroeid van een start-up met vier oprichters in Hasselt tot een bedrijf met meer dan 36.000 leasefietsen. Dynapps heeft de zelfgebouwde oplossing van de oprichters vervangen door één Odoo-platform dat mee kan groeien met het bedrijf.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft binnen vijf maanden het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Laboratoria
Laboratoria
Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform
Het oudste edelsteenkundig laboratorium ter wereld, met dagelijks 12 tot 14 gebruikers in Parijs. Heeft zijn compliance, bedrijfsvoering en rapportage ondergebracht op één Odoo-platform met een geïntegreerd LIMS.