Retail en groothandel

Ergonomio bracht zijn webshop van twintig jaar maatwerk naar één Odoo-platform.

Wat begon als een website-rebranding werd voor Ergonomio een volledige overstap: van een twintig jaar oud FileMaker-maatwerksysteem naar één Odoo-platform voor webshop, voorraad, inkoop, verzending en boekhouding.

Praat met een expert
Bekijk hoe we werken
In een lichte showroom wijst iemand een ander op de kenmerken van een zwarte ergonomische bureaustoel met een rugleuning van gaas, terwijl er nog meer stoelen naast staan.

Sector

Detailhandel en groothandel.

Voetafdruk

België, één locatie.

Schaal

Een klein team, geen eigen IT-afdeling.

Dynapps-partner

Sinds 2023.

Hoe het allemaal begon

Voordat Dynapps in beeld kwam.

Ergonomio is een klein Belgisch bedrijf dat online ergonomische producten verkoopt, met als spil een webshop die al zo’n vijftien jaar draaide. Achter de webshop ging een volledig op maat gemaakt systeem in FileMaker schuil, dat gedurende zo’n twintig jaar was uitgebreid, totdat het bedrijf er simpelweg omheen was gegroeid. Toen het systeem zijn grenzen bereikte, werd de druk in de dagelijkse gang van zaken duidelijk: de voorraad moest handmatig op de website worden geplaatst en elk verzendlabel werd één voor één getypt. Omdat Ergonomio geen eigen IT-personeel had, was de vraag niet langer óf er moest worden overgestapt, maar hoe, en met wie.

Een rij donkergrijze ergonomische bureaustoelen met verstelbare armleuningen stond opgesteld langs een met licht hout beklede wand van de vergaderzaal.

De uitdaging

Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.

  • Voorraad, handmatig bijgehouden

    In het oude systeem werd de voorraadstatus op de website handmatig bijgehouden. Telkens wanneer de voorraad veranderde, moest iemand de website bijwerken, en konden klanten niet eenvoudigweg filteren op wat er daadwerkelijk op voorraad was.

  • Eén verzendlabel per keer

    Voor elk pakket opende het team de website van de vervoerder en voerde het adres en de naam in, etiket voor etiket, voor elke zending die de deur uitging.

  • We wachten op de cijfers van de accountant

    De bank stond nergens mee in verbinding, dus om te zien welke betalingen er waren binnengekomen en uitgegaan, moest men wachten op de maandelijkse overzichten van de accountant.

Het keerpunt

Waarom de overstap naar Odoo de logische zet werd.

De drang om over te stappen kwam vanuit twee kanten tegelijk: Ergonomio was bezig met een rebranding van zijn website, en het twintig jaar oude maatwerksysteem bereikte zijn grenzen, waardoor het bedrijf tegen de grenzen van wat het nog kon doen aanliep. Twee gevestigde Odoo-partners kwamen in beeld: IO in Herentals en Dynapps. Voor Ergonomio leek IO buiten bereik, en het bedrijf voelde zich een te kleine klant voor hen; bij Dynapps was er een betere match en persoonlijk, lokaal contact, naast de zekerheid van een Odoo-only Gold-partner. Er lagen drie opties op tafel:

  • 01

    Blijf verder bouwen op het FileMaker-systeem

    Na twee decennia van groei had het zijn maximum bereikt.

  • 02

    Stap over op Odoo en voer het zelf uit

    Aangezien we geen IT-personeel hadden en na wat rondbellen bij bedrijven die Odoo al gebruikten, bleek een partner duidelijk de verstandigste keuze.

  • 03

    Stap over naar Odoo met een implementatiepartner

    We gaan verder met Odoo, met Dynapps als implementatiepartner.

Collega’s met een laptop en een Dynapps-notebook op een bank

Hoe de uitrol echt verliep

Hoe Ergonomio zijn webshop in ongeveer zes maanden naar Odoo heeft overgezet.

  • Fase 1

    Het uitwerken van elk bedrijfsproces voordat we aan het systeem begonnen: dat bleek de stap te zijn die de meeste tijd waard was.

  • Fase 2

    Eerst een basisconfiguratie, daarna praktische workshops, waarbij per workshop één onderwerp uit het domein van de bedrijfsprocessen wordt behandeld, en na afloop van elke workshop een schriftelijke handleiding wordt uitgereikt.

  • Fase 3

    Livegang op Odoo (versie 17), een traject van ongeveer zes maanden vanaf de procesin kaartbrenging tot de livegang, waarbij de ontwikkeling van de website nog geruime tijd na de eerste implementatie is voortgezet.

Wat we daadwerkelijk hebben gebouwd

De Odoo-opstelling achter de webshop van Ergonomio, van productconfigurator tot verzendlabel.

Met deze implementatie is de volledige orderstroom op één platform ondergebracht. De webshop draait op Odoo Website en eCommerce, met een productconfigurator die per configuratie aangeeft of elke optie op voorraad is. Verkoop en inkoop zijn aan elkaar gekoppeld, zodat een bevestigde weborder automatisch de bijbehorende inkooporder bij de leverancier kan genereren. Voorraad geeft de realtime voorraad op de site weer. Productie- en demontageorders worden niet gebruikt om te produceren, maar om stoelonderdelen tussen dozen uit te wisselen en opnieuw te verpakken, waarmee de variantencomplexiteit van een geconfigureerde stoel wordt afgehandeld. Verzending verloopt via een Sendcloud-integratie die automatisch etiketten afdrukt bij bevestiging van de levering, waardoor de handmatige invoer op de website van de vervoerder overbodig wordt. De boekhouding is gekoppeld aan de bank voor één-op-één controle van betalingen, en e-mailmarketing verstuurt na elke verzending automatisch een handleiding naar de klant. Productgegevens zijn geherstructureerd naar de sjablonen en varianten van Odoo, een opzet die het oude systeem nooit had.

Ergonomio voerde het project uit met een klein intern team en zonder aparte IT-afdeling, waarbij één persoon werd aangewezen om de dagelijkse leiding te voeren. Aan de kant van Dynapps voerden twee consultants het werk uit, één voor de backend en één voor de frontend, gedurende een ontwikkelingsperiode van ongeveer zes maanden.

Modules: website en e-commerce, verkoop, inkoop, voorraadbeheer, productie, boekhouding, e-mailmarketing.

Onze studio

De discipline die overal uit spreekt.

Het was de bedoeling om binnen de standaard Odoo-oplossing te blijven in plaats van de oude aangepaste logica opnieuw op te bouwen. De terugkerende vraag in elke workshop was of het systeem moest worden aangepast aan de oude werkwijze of dat de standaardprocessen van Odoo moesten worden overgenomen. Ergonomio hield zich daar aan wat de processen betreft, hoewel het ontwerp en de lay-out van de website later meer maatwerk vereisten dan gepland, een punt dat het bedrijf opnieuw bekijkt in het kader van wat het anders zou doen.

Moderne vergaderzaal met een lange vergadertafel van donker hout, omringd door witte lederen stoelen met hoge rugleuning onder warme spotverlichting.
Wat was moeilijk

Wanneer een Odoo-migratie een uitdaging vormt voor een klein team zonder eigen IT-afdeling.

Het moeilijkste deel was niet van technische aard. Er zijn drie knelpunten die opvallen.

Allereerst de productgegevens. Het overzetten vanuit het oude systeem was nog maar het begin; elk product moest vervolgens opnieuw worden bekeken met het oog op het web: filters, kenmerken, leveranciers en details die voorheen nooit van belang waren geweest, zoals het gewicht, dat plotseling nodig was voor de verzending. Bovendien was de overstap naar de sjablonen en varianten van Odoo een structuur waarmee het team nog nooit had gewerkt. Uiteindelijk is het goed gegaan, maar het kostte veel tijd en het was intensief.

Ten tweede: loslaten. Na twintig jaar ervaring met volledig op maat gemaakte software stond Ergonomio voortdurend voor de uitdaging om te beslissen of het Odoo aan oude gewoontes moest aanpassen of juist de standaardprocessen ervan moest overnemen. De eerlijke versie is recht voor zijn raap: je moet de sprong wagen, en er is geen weg terug.

Ten derde: continuïteit binnen een klein team. Slechts één persoon kon zich er voldoende in verdiepen om de materie goed onder de knie te houden, terwijl collega’s tussen de sessies door de draad kwijtraakten omdat ze er niet elke dag bij waren, en het bedrijf moest natuurlijk gewoon doorgaan. Op het hoogtepunt kostte de build die persoon drie tot vier dagen per week, tegenover één tot twee dagen in het begin. Omdat er geen reservecapaciteit was, was het een echte uitdaging om iemand hieraan te wijden terwijl al het andere gewoon doorging.

De cijfers

De overstap van Ergonomio naar Odoo, in vier cijfers.

6

maanden vanaf het in kaart brengen van de processen tot de ingebruikname.

2

consultants aan de kant van Dynapps: één voor de backend en één voor de frontend.

20

jarenlange aangepaste FileMaker-logica vervangen.

1

platform voor webshop, voorraadbeheer, inkoop, verzending en boekhouding, ter vervanging van handmatige, losstaande stappen.

De echte overwinning

Wat Ergonomio heeft gewonnen door maatwerksoftware in te ruilen voor een platform dat het zelf kan uitbreiden.

Deze overwinning betekent een ommezwaai. Ergonomio is overgestapt van het in stand houden van een twintig jaar oud maatwerksysteem naar het gebruik van een standaardplatform dat het eigen team kan uitbreiden. De standaardvraag is verschoven van “hoe houden we ons eigen systeem draaiende?” naar “wat gaan we nu bouwen?”, waarbij de projectmodule, de planning van freelancers, een upgrade naar een nieuwere Odoo-versie en AI nu op de roadmap staan. Een eerlijke kanttekening: de zoekautoriteit is gedaald na de heropbouw op een nieuw domein en met een nieuwe structuur, en het bedrijf is bezig deze weer op te bouwen; dit is dus een verschuiving in de positie, geen definitieve overwinning.

Als je dit herkent, laten we dan eens praten.

Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.

Praat met een expert
Bekijk hoe we werken

Meer verhalen zoals dit

Onze succesverhalen