Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 geleasede fietsen.
Hoe een Belgische pionier op het gebied van fietsverhuur zijn activiteiten meer dan 300 keer opschaalde op hetzelfde Odoo-platform, door digitalisering te benaderen als change management in plaats van als technologie.
Sector
Diensten, fietsleasing als secundaire arbeidsvoorwaarde.
Voetafdruk
België, Hasselt.
Schaal
Meer dan 36.000 fietsen, 48 miljoen euro, ongeveer 40 medewerkers.
Dynapps-partner
Sinds 2017.
Achtergrond
Sinds 2014.
Voordat Dynapps in beeld kwam.
Cyclis Bike Lease, de Belgische aanbieder van fietsleasing die inmiddels een wagenpark van meer dan 36.000 fietsen beheert, is ontstaan uit een opdracht voor een business school. Begin 2014 richtten vier medeoprichters (Bart Criel, Joep Kempen, Guy Kempen en Geoffrey Van der Holt) het bedrijf op in Hasselt om één enkel concept te testen: fietsleasing als secundaire werknemersvoordeel. De markt bestond op dat moment nog niet. In de eerste twee jaar lag de focus op product-market fit, met het openen van accounts bij SD Worx, AXA en Van Hout, en het overtuigen van fietshandelaars die gewend waren aan fax en papier om mee te stappen in een digitale aanpak. De keuze die ze in die fase maakten, zou later de technische ruggengraat bepalen van alles wat daarna volgde.
De uitdaging
Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.
De faxvraag
Cyclis was afhankelijk van een landelijk netwerk van onafhankelijke fietshandelaars. n de beginjaren vroegen dealers of Cyclis een fax had om bestellingen te ontvangen; e-mail was voor sommigen nog nieuw. Het verkoopkanaal draaide op papier dat nergens mee verbonden was.
Het ERP-team van 2,5 personen
Bart van Cyclis koos bewust voor Odoo en zette het zelf half-time op. Dat werkte voor honderden fietsen. Maar al het niet-kernwerk (serverbeveiliging, infrastructuur) begon de rest te verdringen. Tweeënhalve persoon kon tegelijk het bedrijf én het ERP niet blijven dragen.
De volgende duizend fietsen
Elke nieuwe lease bracht een verzekeringsflow mee, een einde-contract-proces en een klantrecord dat jarenlang moest blijven bestaan. Handmatige configuratie met het team dat Cyclis toen had, zou onvermijdelijk stuklopen.
Waarom Cyclis koos voor een Odoo-integratiepartner.
Tegen 2016 had groei een duidelijke deadline. De fleet naderde het punt waarop zelf configureren niet meer schaalbaar zou zijn, en CEO Joep Kempen ging op zoek naar een partner. Drie opties lagen op tafel:
Blijven bij support rechtstreeks van Odoo
Het Cyclis-team had op dat moment al de grens bereikt van wat support van de softwareleverancier kon oplossen in hun fase.
Interne Odoo-expertise opbouwen
Dat scenario viel al snel af. De snelheid-naar-schaal rekende niet in hun voordeel: zelf voldoende Odoo-kennis opbouwen zou de oprichters te lang weghouden van commercieel werk.
Een Odoo-integratiepartner zoeken
Joep kwam na een zorgvuldige zoektocht bij Dynapps terecht. De redenen zijn achteraf vrij pragmatisch: een hoofdkantoor in de buurt van Hasselt, een team groot genoeg om mee te groeien met Cyclis, en engineers die de bedrijfsprocessen snel genoeg konden opnemen om de evolutie van de organisatie bij te houden.
Hoe de uitrol echt verliep
Hoe Cyclis Odoo opschaalde van een eigen opzet naar 36.000 fietsen.
2015
Zelf Odoo geïmplementeerd, onder leiding van Bart Criel van Cyclis.
2017
Start van de samenwerking met Dynapps; de eerste Odoo-e-commerceomgeving gaat live.
2020
Tweewekelijkse onsite consultancy gaat van start, net vóór COVID. Die vroege investering geeft Cyclis een voorsprong terwijl veel concurrenten stilvallen.
Begin 2023
De samenwerking wordt opgesplitst in projecten en support. Voor elk traject is er wekelijks een consultant één dag ter plaatse, aangevuld met wekelijkse opvolgmomenten.
Eind 2023
De vervangfiets-fleet wordt uitgerold als een standaard Odoo-module, een primeur in de markt, op een platform dat inmiddels meer dan 36.000 fietsen ondersteunt.
2025
Cyclis is tijdig klaar voor Peppol e-facturatie, ruim vóór de verplichte invoering op 1 januari 2026.
Waar Cyclis Odoo voor inzet: de volledige leasecyclus.
Cyclis beheert de volledige levenscyclus van zijn leaseovereenkomsten via Odoo: offertes en bestellingen, ordertracking, facturering, e-commerce, field service en de verzekeringsprocessen voor dagelijkse diefstal- en schadedossiers. Wat begon als een configuratieproject voor een handvol fietsmodellen, is nu uitgegroeid tot een operationele ruggengraat die nieuwe producten kan integreren zonder dat er een herontwerp nodig is. De eerste grote Odoo-implementatie was het e-commerceplatform in 2017, met een duidelijk afgebakend project van ongeveer €15.000. Aan de kant van Dynapps trokken Mathias Tielemans en Axel het project, samen met een team van ongeveer vijf mensen bij Cyclis. Naarmate het platform groeide, groeide ook de interne organisatie van Cyclis mee. Wat startte met één oprichter die Odoo halftijds beheerde, evolueerde naar een volwaardig IT-team met full-stack developers, applicatiesupport, infrastructuurspecialisten en businessanalisten. Daarnaast kreeg elk functioneel team zijn eigen key users en werd ook de volledige financiële werking, van CFO en controller tot boekhouding, rechtstreeks geïntegreerd in de Odoo-processen.
Modules: offertes en bestellingen, ordertracking, facturatie, e-commerce, field service, verzekeringsprocessen.
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Out-of-the-box Odoo, geconfigureerd met schaalbaarheid in gedachten nog vóór die schaal er echt was. Dynapps loste niet alleen het probleem van 2017 op; het team stelde zich de vraag of dezelfde aanpak nog zou werken met 30.000 fietsen. Naarmate de standaardfunctionaliteit van Odoo verder evolueerde, werd een groot deel van de vroegere custom laag stap voor stap afgebouwd en vervangen door standaardmodules.
Waarom de grootste uitdaging voor Cyclis niet Odoo was, maar change management.
Het moeilijkste zat niet in het platform zelf. Het probleem was dat Cyclis, terwijl het groeide van vier oprichters naar veertig medewerkers, processen bleef uittekenen in Odoo zonder de mensen te betrekken die ze uiteindelijk moesten uitvoeren.
Cyclis botste hier meer dan eens op. Elke iteratie werkte technisch gezien; maar elke release legde ook operationele gewoontes bloot die de founders zelf niet zagen, net omdat de mensen uit de praktijk niet mee aan tafel zaten op het moment dat de keuzes gemaakt werden. De frictie zat dus niet in een fout van Odoo of in de oplevering, maar in hoe verandering georganiseerd werd. De les die het team van Bart vandaag expliciet benoemt: betrek operationele collega’s vroeger in het proces. Digitalisering is in de eerste plaats change management, pas daarna technologie.
Digitaliseringsprojecten zijn geen technologieprojecten. Het zijn veranderingsprojecten.
Bart Criel
Medeoprichter van Cyclis Bike LeaseDe dag op locatie is gericht op de toekomst.
Wat Dynapps uit deze samenwerking meeneemt, is de lange termijnvisie en één werkwijze in het bijzonder. Het tweewekelijkse adviesbezoek bij Cyclis ging vlak voor de coronacrisis van start, liep door tijdens de pandemie en gaf Cyclis een voorsprong op een moment dat de meeste concurrenten stil kwamen te staan. In 2023, toen Cyclis de werking opsplitste in projecten en support, kreeg elk spoor een Dynapps-consultant één dag per week onsite, aangevuld met wekelijkse opvolging. Die dag ter plaatse is gericht op de toekomst, niet op het heden, waarbij de twee teams de volgende stappen doornemen voordat deze het platform bereiken.
De ingrijpende verandering is dat de samenwerking intussen verder gaat dan een klassieke serviceovereenkomst. Diezelfde cadans bepaalt vandaag ook hoe Dynapps werkt met klanten waarvan de processen sneller veranderen dan een kwartaalcyclus kan bijhouden.
De cijfers
Nieuwe producten worden nu in dagen gelanceerd, niet in maanden.
Twee recente productinitiatieven laten zien welke mogelijkheden het platform biedt. Eind 2023 lanceerde Cyclis een vervangfiets-fleet voor klanten waarvan fietsen in onderhoud zij, opnieuw een primeur in de markt. Dat kon omdat een standaardmodule in Odoo rechtstreeks aansloot op de bestaande setup. De tweede beweging is regulatoir: toen België bevestigde dat Peppol e-invoicing verplicht zou worden vanaf 1 januari 2026, werd dat al vanaf 2023 in Odoo voorbereid. Het team draaide volledige testcycli en stemde klanten en leveranciers af, zodat de go-live uiteindelijk gewoon een geplande datum werd.
36.000+
fietsen op één Odoo-platform (2023).
48M+
omzet in 2023, met ongeveer 40 medewerkers.
2
mensen regelen alle verzekeringszaken, omdat elke stap digitaal verloopt.
7+
jaren op hetzelfde platform, van een paar honderd fietsen tot meer dan 36.000.
Van ‘de volgende duizend fietsen’ naar ‘wat is de volgende stap’.
De verschuiving zit in wat Cyclis nu kan doen zonder telkens toestemming van het platform nodig te hebben. In 2017 was de vraag: kan onze Odoo-configuratie de volgende duizend fietsen aan? Tegen eind 2023 was dat geëvolueerd naar: wat willen we hierna bouwen en live zetten? De lancering van de vervangfiets-fleet en de voorbereiding op Peppol in 2026 zijn daar eigenlijk kleine voorbeelden van. De backbone staat. Het team focust op het product, niet op de technische onderbouw.
Als je dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Ga dieper
Lees verder.
Odoo implementeren
Van eerste analyse tot go-live, opgebouwd rond hoe jouw sector écht werkt.
Opschalen voor de volgende groeifase
Het bedrijf is klaar om te groeien. De systemen zijn dat niet. Een groeikoers met private equity erachter, nieuwe markten, overnames op komst, en administratieve rompslomp die de groei afremt in plaats van ze mogelijk te maken.
Financiële dienstverlening
Facturatie en rapportage, allemaal op één platform.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar werken met papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Hoe Régie Châtel alle PPE-vergaderingen op één platform organiseert
Een Zwitsers familiebedrijf beheert meer dan 100 flatgebouwen via één op maat gemaakt platform dat is gebouwd met Dynapps. Dit platform vervangt een workflow die voorheen bestond uit mailmerges in Word en overzichten in Excel.
- Voedingsindustrie
De voedingsindustrie
Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten
Belgische familieonderneming die ingrediënten produceert, met 75 productielocaties verspreid over 55 landen. Op de grootste locaties bleef SAP in gebruik; voor de kleinere overgenomen bedrijven werd één Odoo-sjabloon ontwikkeld.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft binnen vijf maanden het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Laboratoria
Laboratoria
Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform
Het oudste edelsteenkundig laboratorium ter wereld, met dagelijks 12 tot 14 gebruikers in Parijs. Heeft zijn compliance, bedrijfsvoering en rapportage ondergebracht op één Odoo-platform met een geïntegreerd LIMS.
- Professionele dienstverlening
Professionele diensten
Evolink: één Odoo-platform voor een IT- en telecombedrijf, binnen drie maanden live op vier Zwitserse locaties
Evolink verzorgt het beheer van IT- en telecommunicatiediensten voor het MKB vanuit vier vestigingen in Franstalig Zwitserland. Het bedrijf heeft zijn offertes, projecten, urenregistratie en facturering ondergebracht op één Odoo-platform.