Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten.
Puratos heeft SAP behouden voor zijn grootste vestigingen en heeft voor alle andere vestigingen één Odoo-sjabloon ontwikkeld, dat nu op 14 productielocaties verspreid over vier continenten wordt gebruikt.
Sector
Voedingsmiddelen- en drankenproductie.
Voetafdruk
14 productielocaties verspreid over 4 continenten (Afrika, Azië, Latijns-Amerika, Europa).
Schaal
230 actieve gebruikers op één Odoo-sjabloon.
Dynapps-partner
Sinds 2019.
Achtergrond
Een Belgisch familiebedrijf, opgericht in 1919.
Voordat Dynapps in beeld kwam.
In 2019 exploiteerde Puratos, opgericht in 1919, 75 productie-eenheden in 55 landen met een omzet van € 3,1 miljard. De grootste sites werkten met SAP, maar door overnames in Afrika, Azië en Latijns-Amerika kwamen er veel kleinere productiebedrijven bij met beperkte ERP-ervaring en versnipperde IT.
Luc Van Mulders, Regional Application Manager bij Puratos, zag die kloof al jaren groeien. Binnen International IT, waar hij sinds 2012 actief was, werd duidelijk dat SAP op kleinere locaties te complex bleef. Er was nood aan een lichter, toegankelijker platform dat beter aansloot op die realiteit.
De uitdaging
Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.
De overname die draaide op Excel
Een recent overgenomen fabrikant in Kenia of Slovenië kwam binnen in de groep met zijn inkooporders, productiegegevens en financiële afstemmingen verspreid over een tiental Excel-bestanden. De groepsrapportage verwachtte consistente cijfers. Wat er binnenkwam, was wat het lokale team met de hand had samengesteld.
De lokale belastingaangifte
De Keniaanse belastingdienst accepteerde geen geconsolideerde SAP-boekingen. Zij verwachtte dat aangiften via specifieke elektronische apparaten en overheidsinterfaces moesten verlopen, waaraan geen enkel centraal systeem op zichzelf kon voldoen. Ditzelfde patroon herhaalde zich in elk nieuw land: elke toezichthouder had zijn eigen logica voor het indienen van aangiften.
De lichtere versie die nog steeds niet licht genoeg was
Voordat Odoo in beeld kwam, had Puratos op de kleinere vestigingen een uitgeklede versie van zijn toonaangevende ERP-systeem getest. Toch nog te complex. Te veel schermen, te veel processen, te veel training voor mensen die nog nooit met een ERP-systeem hadden gewerkt.
Waarom Puratos de voorkeur gaf aan één Odoo-sjabloon.
In 2019 was het patroon duidelijk. Puratos zou doorgaan met het overnemen van bedrijven in markten waar de kosten en complexiteit van SAP nooit meer te overzien zouden zijn. De vraag was niet óf er een ERP-systeem moest worden geïmplementeerd, maar welk systeem en met welke partner. Twee implementatiepartners haalden de shortlist: Dynapps en Logic Soft. Beide werden voorgesteld door de accountmanager van Odoo, die inzag dat een multinational met de regelgevingscomplexiteit van Puratos een partner nodig had met de bijbehorende schaalgrootte. Puratos koos voor Dynapps als de meest professionele partner voor internationaal, multinationaal werk. Er lagen drie trajecten op tafel.
Een lichtere versie van SAP
Al geprobeerd, al afgewezen, nog steeds te zwaar voor websites met beperkte IT-ondersteuning.
Per land een ander ERP-systeem voor het middensegment
Afgewezen om de gebruikelijke reden: geen schaalvoordelen, geen uniforme groepsrapportage, geen enkel sjabloon dat bijgewerkt hoeft te worden.
Odoo, op basis van één sjabloon, met één ervaren implementatiepartner
Luc noemt drie redenen: het is webgebaseerd, dus geen gedoe met lokale installaties; het is zo intuïtief dat hij het intern omschreef als ‘spelen met een iPad’; en het beschikt over uitgebreide ingebouwde lokalisaties voor de markten met strenge regelgeving waar Puratos de meeste overnames deed.
Hoe de uitrol echt verliep
Van eerste livegang tot 14 locaties.
2019
Start van de Odoo Experience. Sjabloon ontworpen in samenwerking met Dynapps.
2020
Kenia gaat live, minder dan twee maanden na de start van het project.
2021
Daarna volgen Korea, Taiwan, Slovenië en andere locaties. De 5.000 maandelijkse verkooporders uit Korea en de externe logistiek zorgen voor een EDI-stroom in het sjabloon, dat bij elke release verder wordt verfijnd.
Recent
Ecuador is het meest recente; in totaal 14 locaties.
Wat elke Puratos-site draait: vijf Odoo-modules op één gedeelde sjabloon.
Vijf Odoo-modules vormen de ruggengraat van elke implementatie: Verkoop, Voorraadbeheer, Productie, Boekhouding en Inkoop. Binnen die set speelt Boekhouding een centrale rol. Elke vestiging stemt haar boekhouding af op de wereldwijde analytische rekeningstructuur van Puratos, terwijl ze tegelijk voldoet aan lokale fiscale regels die per land verschillen. Later werd ook een EDI-stroom toegevoegd, die oorspronkelijk niet in scope zat maar intussen standaard deel uitmaakt van elke implementatie.
De pilot in Kenia werd uitgevoerd door één Dynapps-consultant samen met een klein finance team van Puratos, Fran en Johan, die het project van begin tot livegang begeleidden in minder dan twee maanden. Na de go-live in Kenia verschoof Dynapps van implementator naar kwaliteitsbewaker: elke lokale Odoo Gold Partner die nieuwe code aanlevert, moet sindsdien een gedocumenteerd Dynapps-proces doorlopen voordat die in de template wordt opgenomen.
Modules: verkoop, voorraadbeheer, productie, boekhouding, inkoop, EDI.
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Het project verliep volgens een principe waaraan Puratos een naam had gegeven: de standaardopzet behouden en alleen aanpassen wanneer de regelgever daartoe dwingt. De standaardconfiguratie van de Odoo-bundel wordt eerst geïmplementeerd; aanpassing is voorbehouden aan gevallen waarin een specifieke lokale regelgeving of zakelijke realiteit de kosten rechtvaardigt. Luc stelde die norm al vroeg vast. Die hield stand en overleefde de eerste upgrade.
Een half afgeronde upgrade achterlaten.
De eerste grote Odoo-upgrade verliep niet vlekkeloos. Puratos had de upgrade aan een andere partner toevertrouwd om kosten te besparen. Het proces liep vast. Op een zaterdagavond belde Luc vanuit de vastgelopen upgrade naar Dynapps om te vragen of het nog te redden was. Het eerlijke antwoord van Dynapps was: stop ermee, bereid je beter voor, kom over twee weken terug. De upgrade werd teruggedraaid. Twee weken later, met de voorbereiding waarop Dynapps had aangedrongen, verliep alles vlekkeloos.
Het moeilijkste was niet de technische oplossing. Het was het toegeven dat het een verkeerde beslissing was geweest om de upgrade aan een goedkopere partner uit te besteden, en het accepteren dat het juist was om op het slechtst mogelijke moment in de projectplanning af te zien van een half afgeronde upgrade. Luc zegt het ronduit: het was een harde les.
Odoo is net alsof je met een iPad speelt. Dat is precies wat je nodig hebt als je in Kenia of Korea live gaat met een team dat nog nooit eerder met een ERP-systeem heeft gewerkt.
Luc Van Mulders
Regionaal applicatiemanager bij PuratosVan fulltime uitvoerder tot bewaker van de kwaliteit van de sjablonen.
Naarmate de implementatie vorderde, veranderde de aard van de samenwerking. Dynapps begon als de uitvoerder die samen met Fran en Johan in Kenia de oorspronkelijke template ontwikkelde. Nadat Kenia live ging, evolueerde de rol: bewaker van de codekwaliteit voor elk nieuw land, projectmanager voor de escalaties waarbij Puratos en een lokale Gold Partner geen overeenstemming konden vinden, adviseur voor de grotere architecturale beslissingen. Puratos schakelt goedkopere lokale Gold Partners in voor het grootste deel van het landspecifieke werk; Dynapps handhaaft de standaard en grijpt in als er iets misgaat. Het tempo is afgenomen naarmate het vertrouwen is gegroeid: wat begon als een wekelijks gesprek is uitgegroeid tot een ritme van eens in de drie weken, rond specifieke releases en onderwerpen, en niet langer de fulltime ondersteuning die de uitrol ooit nodig had.
De cijfers
Het resultaat: 14 websites en 230 gebruikers op één sjabloon.
Eén sjabloon wordt nu gebruikt voor de productie op vier continenten, en nieuwe vestigingen worden opgenomen via een vastgelegde kwaliteitscontrole in plaats van dat er telkens opnieuw een ERP-systeem moet worden geselecteerd.
14
productielocaties die op dezelfde Odoo-sjabloon draaien
230
actieve gebruikers wereldwijd.
< 2 maanden
start van de livegang van het proefproject in Kenia.
4
Aangezakte continenten: Afrika, Azië, Latijns-Amerika, Europa.
Van welk ERP-systeem tot hoe snel de volgende locatie de kwaliteitscontrole doorloopt.
Wanneer de volgende overname op de roadmap van Puratos verschijnt, is de vraag niet welk ERP-systeem deze vestiging moet krijgen. De vraag is welke versie van de sjabloon geschikt is, en hoe snel de lokale Odoo-partner de kwaliteitscontrole kan doorlopen. Die verschuiving, van haalbaarheid naar snelheid van implementatie, is precies waarvoor de template is ontwikkeld. Het beschermt ook het partnerschap: elk nieuw land levert Dynapps weer een reeks randgevallen op, en de template wordt met elke site die live gaat moeilijker te doorbreken.
Als je dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Ga dieper
Lees verder.
Odoo implementeren
Van eerste analyse tot go-live, opgebouwd rond hoe jouw sector écht werkt.
Consolidatie van activiteiten
Meerdere bedrijfsonderdelen, meerdere systemen, één bedrijf zonder eenduidig beeld van zichzelf. Na groei via overnames of internationale uitbreiding rapporteert elk onderdeel zijn eigen versie van de cijfers.
Food & beverage
De volledige voedsel- en drankketen, traceerbaar van grondstof tot in het schap.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar werken met papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Hoe Régie Châtel alle PPE-vergaderingen op één platform organiseert
Een Zwitsers familiebedrijf beheert meer dan 100 flatgebouwen via één op maat gemaakt platform dat is gebouwd met Dynapps. Dit platform vervangt een workflow die voorheen bestond uit mailmerges in Word en overzichten in Excel.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 gehuurde fietsen.
Cyclis Bike Lease is uitgegroeid van een start-up met vier oprichters in Hasselt tot een bedrijf met meer dan 36.000 leasefietsen. Dynapps heeft de zelfgebouwde oplossing van de oprichters vervangen door één Odoo-platform dat mee kan groeien met het bedrijf.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft binnen vijf maanden het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Laboratoria
Laboratoria
Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform
Het oudste edelsteenkundig laboratorium ter wereld, met dagelijks 12 tot 14 gebruikers in Parijs. Heeft zijn compliance, bedrijfsvoering en rapportage ondergebracht op één Odoo-platform met een geïntegreerd LIMS.
- Professionele dienstverlening
Professionele diensten
Evolink: één Odoo-platform voor een IT- en telecombedrijf, binnen drie maanden live op vier Zwitserse locaties
Evolink verzorgt het beheer van IT- en telecommunicatiediensten voor het MKB vanuit vier vestigingen in Franstalig Zwitserland. Het bedrijf heeft zijn offertes, projecten, urenregistratie en facturering ondergebracht op één Odoo-platform.