Eén Odoo-platform voor drie webwinkels en veertien Europese markten.
Drie bedrijven, drie ERP-systemen, drie webwinkels, drie middlewarecomponenten. Toen de leverancier van het centrale systeem de stekker eruit trok, bracht Orion alles onder op één Odoo-platform: één centrale database, bedrijfsovergrijpende processen tussen de entiteiten en de drie webwinkels die van begin tot eind geïntegreerd zijn.
Sector
Detailhandel en groothandel.
Voetafdruk
Eén magazijn in Veghel (Nederland), dat via drie bedrijven 14 Europese landen bedient.
Schaal
Drie bedrijven, drie webwinkels, één Odoo-platform met interne bedrijfsprocessen.
Dynapps-partner
Sinds 2022.
Achtergrond
Atraxion (moedermaatschappij / investeerder, tevens klant van Dynapps).
Voordat Dynapps in beeld kwam.
Orion Automotive is een Nederlandse specialist in bestelwagenaccessoires, opgericht in 1999. In 2020 viel het bedrijf onder een moedermaatschappij (Atraxion) en opereerde het als drie juridische entiteiten: Orion zelf (NL, de centrale operatie), een Nederlandse B2C-webshop en een Duitse B2C-webshop met een eigen btw-regeling. Elke entiteit had zijn eigen ERP, zijn eigen website en zijn eigen middleware. Alles wat Orion deed, deed het drie keer.
In augustus 2020 trad Gerry Goormans aan als algemeen directeur. Hij kwam met een zesjarig transformatieprogramma, genaamd Project 2025: de omzet in vijf jaar verdubbelen met behoud van de marge, de bedrijfsvoering professionaliseren en uitbreiden in heel Europa. De vervanging van het ERP-systeem stond gepland voor fase vijf (2025). Maar in 2022 kondigde de fabrikant van het centrale ERP-systeem aan dat het de stekker eruit zou trekken, en fase vijf moest nu plaatsvinden.
De uitdaging
Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.
Van alles drie
Drie bedrijven betekende drie ERP-pakketten, drie websites en drie middlewarecomponenten. Voor een productupdate moest je bij drie backoffices inloggen en dezelfde wijziging drie keer doorvoeren. Een klant bestond in drie exemplaren; de voorraad moest in drie systemen met elkaar worden afgestemd. Gerry: "Alles wat we deden, moesten we drie keer doen."
Het centrale ERP-systeem is aanwezig
In 2022 kondigde de fabrikant van het centrale ERP-systeem (Mamut Business Software) aan dat het systeem niet langer zou worden ondersteund. Het systeem dat de verkoop, inkoop, voorraadbeheer en boekhouding afhandelde, zou binnenkort niet meer worden ondersteund, en er was geen alternatief in het vooruitzicht. Het ERP-project, dat gepland stond voor 2025, moest nu van start gaan.
Winkelwagens en kassa’s, drie opstellingen
In 2022 kondigde de fabrikant van het centrale ERP-systeem (Mamut Business Software) aan dat het systeem niet langer zou worden ondersteund. Het systeem, dat de verkoop, inkoop, voorraadbeheer en boekhouding afhandelde, zou binnenkort niet meer worden ondersteund, en er was geen alternatief in het vooruitzicht. Het ERP-project, dat gepland stond voor 2025, moest nu van start gaan.
Waarom Orion voor Odoo koos en voor een partner die nee durfde te zeggen.
In Project 2025 was de vervanging van het ERP-systeem ingedeeld in fase vijf (2025). De aankondiging van het einde van de levensduur maakte die planning volledig onmogelijk. Orion onderhandelde met de vertrekkende leverancier over verlengde ondersteuning voor een bepaalde periode en gebruikte die periode om een marktanalyse uit te voeren.
Drie opties op tafel:
Pas de middleware aan en vervang de ERP van elke entiteit afzonderlijk
Het zou dezelfde versnippering in drie systemen op een nieuwere stack hebben gereproduceerd, met daaronder hetzelfde probleem van producten die op vier verschillende plekken staan.
Een toonaangevend ERP-systeem voor het middensegment, geschikt voor alle drie de entiteiten
We bleven in de race na de marktanalyse. We vielen echter af op de twee belangrijkste vereisten: het verwerken van transacties tussen meerdere entiteiten binnen één centraal systeem, en webshopintegratie die native in het ERP-systeem is ingebouwd in plaats van via externe middleware. Zoals Gerry het verwoordde: "Er waren maar weinig pakketten die ons konden bieden wat we nodig hadden."
Odoo, met Dynapps die de stand houdt
Het zusterbedrijf werkte al met Odoo, en Gerry kon de resultaten daarvan direct zien. Native multi-entity, native webshopintegratie. Dynapps zorgde voor de discipline om de scope binnen de perken te houden, bereid om te zeggen "ja, dat is mogelijk, maar dat is nu niet het geval" in plaats van te streven naar de Taj Mahal terwijl een eenvoudig huis volstaat.
Hoe de uitrol echt verliep
Hoe Orion binnen negen maanden live ging op Odoo.
Begin 2022
Het einde van de levensduur van het centrale ERP-systeem (Mamut) is aangekondigd. Er is overeenstemming bereikt over verlengde ondersteuning. Er is gekozen voor Odoo als platform.
Eind 2022
Dynapps gaat van start; ERP en drie webwinkels in één project.
2023
Livegang van Odoo v16: backoffice en drie webwinkels, met integratie van DeliveryMatch en Multisafepay.
2024
Voortdurende ontwikkeling, waarbij latere wijzigingen werden doorgevoerd door een tweede Dynapps-team en het serviceteam.
Wat Orion met Odoo heeft gerealiseerd: één database, drie webwinkels, interne bedrijfsprocessen.
De drie bedrijven zijn nu ondergebracht in één centrale database bij Orion. Wanneer er een B2C-verkoop binnenkomt via de Nederlandse of Duitse webshop, wordt er automatisch een bestelling aangemaakt in Orion, wordt de centrale voorraad gedeeld en verloopt de volledige logistieke keten (levering, facturering, keuze van vervoerder, track-and-trace) van begin tot eind binnen één systeem. Eén Dynapps-team voerde het programma uit, bestaande uit een projectmanager, drie bedrijfsadviseurs (logistiek, financiën, web) en drie ontwikkelaars, met Bob Verdonck op logistiek. Aan de kant van Orion waren er vijf key users aan de backend plus twee aan de webshop, ondersteund door externe applicatiepartners.
Modules: verkoop, inkoop, voorraadbeheer, boekhouding, website en e-commerce, modules voor productconfiguratie, DeliveryMatch (meerdere vervoerders), Multisafepay (betalingen).
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Eerst de basis, daarna de extra’s. Bij het opstarten van Odoo is de verleiding groot om meteen de Taj Mahal te bouwen. Orion en Dynapps hebben bewust het tegenovergestelde gedaan: de basis moest eerst stevig staan en een volledig rendement opleveren in de dagelijkse bedrijfsvoering, voordat er aan de ‘nice-to-have’-laag werd gewerkt. Gerry: “We keken hoe we de dingen die we al doen beter en efficiënter konden doen.” Dynapps hield voet bij stuk door bereid te zijn te zeggen: “Ja, dat is mogelijk, maar dat is nu niet het geval.”
Waarom stamgegevens en productvarianten het moeilijkste deel waren.
Drie ERP-systemen, drie webwinkels, drie middlewarecomponenten: producten kwamen zes keer voor, klanten drie keer, voorraad drie keer. Gerry: "Je stamgegevens vormen de basis van alles. Als die in orde zijn, kun je verder bouwen." Bij de go-live werd het een dagelijkse vraag welke versie de juiste was, en "masterdata regelmatig opschonen" kwam naar voren als de belangrijkste les. Randgevallen die niet in de testdata zaten, kwamen in de live-wachtrij terecht; de oplossing was organisatorisch: iemand die op dag één op uitzonderingen lette in plaats van een overwinningsronde te lopen.
Het moeilijkste deel zat verborgen onder de productcatalogus. De configuratie van productvarianten in Odoo was geen kwestie van gegevensverwerking, maar een complete ommezwaai in de manier waarop Orion naar zijn producten keek. De les: investeer vanaf dag één in het nieuwe productmodel, en niet pas aan het einde van het project onder de noemer ‘gegevensmigratie’.
Ook niet in een rustige ruimte. Halverwege het project verhuisde Orion in twee weken tijd twee industriële hallen naar een nieuw Europees hoofdkantoor dat nog niet af was, eerst vertraagd door COVID en daarna door de oorlog. Gerry: "De overstap naar Odoo was veel ingrijpender dan de fysieke verhuizing van die bedrijven."
De overstap naar Odoo had veel grotere gevolgen dan de fysieke verhuizing van onze twee bedrijven. Juist dan heb je een partner nodig die gestructureerd en planmatig te werk gaat.
Gerry Goormans
Algemeen directeur bij Orion AutomotiveWat Orion Dynapps heeft geleerd over de integratie van meerdere webwinkels.
Het Orion-project heeft bepalend geweest voor de manier waarop Dynapps integraties van meerdere webwinkels op een gedeeld platform aanpakt. Drie lessen hebben sindsdien de standaardaanpak gevormd: het regelmatig opschonen van stamgegevens (een terugkerende onderhoudscyclus, geen eenmalige schoonmaakactie vóór de migratie, zodat rapportages en beslissingen betrouwbaar zijn); test integratiescenario's grondig, maar houd rekening met onvoorziene problemen bij de overgang (continue monitoring vanaf dag één in plaats van een overwinningsronde, met proactieve triage voor de uitzonderingen die aan het licht komen); en faseer de uitrol per proces (automatiseer één workflow tegelijk en geef mensen de tijd om zich aan te passen, in plaats van de volledige stack in één weekend om te gooien).
Twee concrete toepassingen in de praktijk zorgen ervoor dat de lessen goed aansluiten bij de dagelijkse gang van zaken. De Dynapps-tool voor het importeren van producten is een direct gevolg van het werk aan de Orion-productvarianten; deze tool is zo ontworpen dat de volgende klant niet op dezelfde manier hoeft te leren als Orion dat heeft gedaan. En testscenario's zitten nu standaard in de Functional Unit Designs, waardoor de tweede les een procesverplichting is geworden in plaats van een persoonlijke gewoonte.
De cijfers
Halverwege 2023 draaiden drie bedrijven op één Odoo-platform met onderlinge bedrijfsprocessen.
Wat vroeger drie keer moest gebeuren, gebeurt nu één keer. Eén centrale Odoo-database bevat de drie bedrijven, waarbij intercompany-stromen een B2C-webshopverkoop omzetten in een automatische aankoop bij Orion uit de gedeelde centrale voorraad. Alle drie de webwinkels draaien op hetzelfde platform, met DeliveryMatch voor vervoerders en Multisafepay voor de kassa, zodat de backoffice en de webwinkels uit één bron lezen.
3 → 1
bedrijven, ERP-systemen en webwinkels geïntegreerd op één Odoo-platform met interne bedrijfsprocessen.
14
Europese landen worden bediend vanuit één magazijn in Veghel, Nederland.
9
maanden vanaf de start in oktober 2022 tot de ingebruikname op 17 juli 2023.
80-120
bestellingen per dag worden nu verwerkt via scannen en voorraad- en locatiebeheer.
Van ‘drie systemen op elkaar afstemmen’ naar ‘wat gaan we nu bouwen?’.
De kernvraag veranderde van "hoe zorgen we ervoor dat drie bedrijven, drie ERP-systemen en drie webwinkels met elkaar blijven communiceren“ naar "wat is het volgende dat we willen opbouwen“. Met één Odoo-platform als basis werden de resterende ambities van Project 2025 niet langer geremd door de systemen. Gerry: “We willen de beste worden op het gebied van bestelwagenaccessoires in Europa. We werken al aan virtual reality voor productontwikkeling, waarbij we 3D-data kunnen gebruiken om een product te simuleren op een auto die nog moet komen. Dit zijn uitdagingen waarvoor we de basis hebben gelegd met Dynapps en Odoo.” Het platform is niet langer het project; het is de basis waarop het volgende project staat.
Als je dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Ga dieper
Lees verder.
Odoo implementeren
Van eerste analyse tot go-live, opgebouwd rond hoe jouw sector écht werkt.
Een verouderd ERP-systeem vervangen
Het ERP-systeem dat het bedrijf groot maakte, remt het nu af. Al tien of twintig jaar staat SAP Business One, Exact, Navision, Sage of maatwerk centraal in de bedrijfsvoering, omringd door integraties en spreadsheets die maar een handjevol mensen begrijpt.
Detailhandel en groothandel
Fysiek, online en magazijn. Eén voorraad. Eén overzicht.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar werken met papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Hoe Régie Châtel alle PPE-vergaderingen op één platform organiseert
Een Zwitsers familiebedrijf beheert meer dan 100 flatgebouwen via één op maat gemaakt platform dat is gebouwd met Dynapps. Dit platform vervangt een workflow die voorheen bestond uit mailmerges in Word en overzichten in Excel.
- Voedingsindustrie
De voedingsindustrie
Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten
Belgische familieonderneming die ingrediënten produceert, met 75 productielocaties verspreid over 55 landen. Op de grootste locaties bleef SAP in gebruik; voor de kleinere overgenomen bedrijven werd één Odoo-sjabloon ontwikkeld.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 gehuurde fietsen.
Cyclis Bike Lease is uitgegroeid van een start-up met vier oprichters in Hasselt tot een bedrijf met meer dan 36.000 leasefietsen. Dynapps heeft de zelfgebouwde oplossing van de oprichters vervangen door één Odoo-platform dat mee kan groeien met het bedrijf.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft binnen vijf maanden het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Laboratoria
Laboratoria
Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform
Het oudste edelsteenkundig laboratorium ter wereld, met dagelijks 12 tot 14 gebruikers in Parijs. Heeft zijn compliance, bedrijfsvoering en rapportage ondergebracht op één Odoo-platform met een geïntegreerd LIMS.