Ga naar de hoofdinhoud
Retail en groothandel

Elektro Van Assche: één Odoo-platform, van kassa tot field-service tablet.

Toen hun bestaande ERP het einde van zijn levensduur bereikte, bracht de 60 jaar oude Belgische elektronicaretailer Elektro Van Assche kassa, voorraad, boekhouding en service op de baan samen op één Odoo-backbone met de Dynapps Retail Module.

Praat met een expert
Bekijk hoe we werken
Winkel Elektro Van Assche

Sector

Detailhandel. Elektrische apparaten en huisinstallaties

Voetafdruk

1 winkel, Zingem (Kruisem), België · 2.000 m² winkeloppervlakte

Schaal

30 gespecialiseerde medewerkers; huishoudelijke apparaten, telefonie, multimedia, cv-ketels, verwarming

Dynapps-partner

Sinds 2021.

Achtergrond

Familiebedrijf (familie Van Assche), al meer dan 60 jaar.

Hoe het allemaal begon

Voordat Dynapps zich ermee ging bemoeien.

In 2021 draaide Elektro Van Assche, een 60 jaar oud familiebedrijf in elektrotechniek in Zingem, nabij Kruisem in Oost-Vlaanderen, zijn backoffice op een verouderd ERP-systeem dat het einde van zijn levensduur had bereikt. Conny Van Assche, eigenaar en algemeen directeur, zag de keuze naderen: nu de ondersteuning voor het bestaande systeem zou worden stopgezet, werkten de 30 medewerkers in de winkel en de servicetechnici op de weg op geleende tijd. Gezien het productassortiment (grote en kleine huishoudelijke apparaten, telefonie en multimedia naast elektrische boilers en verwarmingssystemen) moest het nieuwe ERP-systeem zowel snelle balieverkopen als geplande installatiewerkzaamheden in één en hetzelfde systeem kunnen verwerken.

Twee collega’s die een laptop bekijken in een vergaderruimte

De uitdaging

Waar de scheuren zichtbaar werden.

De wrijving was niet rampzalig. Het was het soort wrijving dat zich in de loop der jaren stilletjes opstapelt. Conny, terugkijkend vanuit het nieuwe systeem: „Het verloopt eigenlijk soepeler, efficiënter dan hoe we vroeger werkten.” Drie specifieke punten waar die wrijving zich voordeed:

  • Aan de balie

    Veel producten zijn zo klein dat klanten verwachten dat ze deze binnen een paar minuten kunnen pakken, afrekenen en weer vertrekken. Wanneer het afrekenen afhankelijk is van een backoffice die niet soepel samenwerkt met de kassa, kost elke transactie tijd die ten koste gaat van de volgende klant in de rij.

  • De monteur voor de deur

    Vóór de invoering van Odoo gingen technici zonder tablet op pad. De gewerkte uren werden op papier bijgehouden, accessoires met de hand genoteerd en formulieren in tweevoud ondertekend, waarna de gegevens op kantoor werden overgetypt en vervolgens naar de boekhouding werden doorgestuurd. Bij elke overdracht bestond het risico dat er een stap verloren ging of dat een cijfer verkeerd werd ingevoerd.

  • Op de website

    De productgegevens stonden in Niwzi (het PIM-systeem dat de branche gebruikt), de voorraad- en verkoopgegevens stonden in het bestaande ERP-systeem en de website haalde zijn gegevens uit een derde bron. Het was een kleine maar voortdurende uitdaging om deze drie systemen op elkaar afgestemd te houden: een klant kwam langs voor een artikel dat volgens de website op voorraad was, of bleef juist weg van een artikel dat wel op voorraad was.

De bocht

Waarom Elektro Van Assche voor Odoo en de Dynapps Retail-module heeft gekozen.

Het huidige ERP-systeem had het einde van zijn levensduur bereikt en het was niet langer mogelijk om het bestaande systeem te blijven gebruiken. De vraag was niet welk nieuw ERP-systeem het beste zou zijn, maar of het oude systeem überhaupt moest worden vervangen en wie Elektro Van Assche kon helpen om een stabiele oplossing te vinden. Er lagen twee opties op tafel:

  • 01

    Blijf het oude systeem gebruiken

    De einddatum zo ver mogelijk uitstellen, de storingen verhelpen, de langzame achteruitgang accepteren. Uitgesloten: het was slechts een kwestie van wanneer, niet of, en zowel de kassa als de weg legden het systeem al zwaar onder druk.

  • 02

    Stap over naar Odoo met Dynapps

    Het team van Conny had intern al kennisgemaakt met Odoo, dus de vraag was nog met welke partner ze in zee zouden gaan. Conny koos voor Dynapps vanwege de persoonlijke aanpak en de ervaring in de detailhandel, een oplossing die speciaal voor de praktijk was ontwikkeld en waarmee het team snel aan de slag kon. Die domeinexpertise, de Dynapps Retail-module en de werkrelatie waarop Conny een jaar later nog steeds zou vertrouwen, gaven de doorslag.

Een wanddisplay met antiaanbakpannen in verschillende maten, opgehangen aan rails in een kookwinkel, elk voorzien van een rood prijskaartje.

Hoe de uitrol echt verliep

Hoe Elektro Van Assche live ging met Odoo Retail.

  • 2021

    Het huidige ERP-systeem had het einde van zijn levensduur bereikt. Het team van Conny kwam via een interne tip in aanraking met Odoo, waarna de zoektocht zich richtte op het kiezen van een partner.

  • 2022

    Implementatie met de Dynapps Retail-module, waarbij de omvang van de POS-, buitendienst- en Niwzi PIM-integratie wordt vastgesteld.

  • 2024

    Tegen de tijd dat Conny halverwege 2024 haar getuigenis gaf, draaiden het vloerteam, de technici op locatie en de website allemaal op één Odoo-platform.

Wat we daadwerkelijk hebben gebouwd

Wat Elektro Van Assche op Odoo heeft gebouwd: kassa, routeplanner en website.

De POS-module deelt één Odoo-installatie met voorraadbeheer, verkoop, boekhouding en het klantenbestand, waardoor een snelle transactie niet langer een aaneenschakeling is van overdrachten tussen losstaande tools. Dankzij een module voor buitendienstmedewerkers is er in elk bestelbusje een tablet aanwezig. Technici registreren hun werktijd ter plaatse, leggen accessoires vast en vragen handtekeningen, waarna het volledige dossier in één keer rechtstreeks naar de serviceafdeling en de boekhouding wordt doorgestuurd. Niwzi, het PIM-systeem waarmee het bedrijf al werkt, blijft de centrale productdatabase. Odoo haalt daar productgegevens en voorraadbeschikbaarheid uit, ook voor de website. Verplaats het PIM-systeem niet, maar integreer eromheen. Twee consultants van Dynapps en drie kernmedewerkers van Elektro Van Assche, ondersteund door belangrijke gebruikers. Een klein team dat ervoor zorgde dat beslissingen snel werden genomen en feedbackkringen kort bleven.

Modules: CRM, verkoop, inkoop, voorraadbeheer, facturering, boekhouding, POS, projecten, urenstaten, buitendienst, documenten, contactpersonen, agenda, medewerkers, dashboards, studio.

Onze studio

De discipline die overal uit spreekt.

Het werkingsprincipe waaraan Dynapps een naam heeft gegeven: eerst de Retail Module. De standaardconfiguratie van een sectorspecifieke Odoo-bundel wordt eerst geïmplementeerd, voordat er aan maatwerk wordt begonnen, en maatwerk wordt alleen toegepast in gevallen waarin een specifieke bedrijfssituatie de kosten rechtvaardigt. Bij Elektro Van Assche werd eerst de bundel geïmplementeerd; daarna volgden de integraties.

Magazijnmedewerker die een barcode scant met een tablet
Wat was moeilijk

Een live-productievloer trainen zonder het afrekenen te vertragen.

Twee aspecten van het project verliepen voor het Dynapps-team niet op de automatische piloot. Het eerste was het opleiden van het winkelpersoneel zonder de winkelactiviteiten te vertragen: de winkel is zes dagen per week open in een drukke winkelomgeving, dus er was geen rustig moment om medewerkers van de werkvloer weg te halen voor klassikale sessies. Het team leerde het nieuwe systeem in de praktijk kennen, terwijl er voortdurend klanten binnenkwamen en de afrekeningssnelheid niet mocht dalen; het opleidingsplan moest zich aanpassen aan de werkdag in plaats van andersom. Het tweede punt was het beperken van de omvang van het project. Bij een project dat tegelijkertijd betrekking heeft op de kassa, de logistiek en de boekhouding, is de verleiding groot om alles tegelijk aan te pakken, en Dynapps moest daar meer dan eens tegenin gaan. Fase één werd bewust beperkt tot de kern (verkoop, POS, voorraad, klantgegevens), en optimalisaties werden naar een latere fase verschoven, zelfs als ze eerder van pas zouden zijn gekomen.

Retail en groothandel
De samenwerking met Dynapps is heel persoonlijk; het zijn ervaren mensen met veel technische kennis.
Conny Van Assche

Conny Van Ascche

Eigenaar/algemeen directeur bij Elektro Van Assche
De echte overwinning

Van ‘hoe leggen we dit vast?’ tot ‘wat gaan we hierna verkopen?’

Wat er bij Elektro Van Assche is veranderd, is niet af te lezen uit één enkel cijfer. Het is een verschuiving in waar het werk plaatsvindt. Vroeger draaiden de balie, de werkplaats, de weg, de boekhouding en de website elk op hun eigen ritme; bij elke overdracht ging er een stap verloren of moest een klant wachten. Nu voeden de kassa en de tablet aan het eind van de dag hetzelfde grootboek in, en haalt de website productgegevens en voorraadinformatie uit dezelfde bron waarmee het verkoopteam werkt. De vraag op de werkvloer is niet langer „hoe krijgen we deze transactie geregistreerd?“, maar „wat verkopen we hierna?“ Conny verwoordt de strategische visie in haar eigen woorden: „Vandaag profiteren we ten volle van de mogelijkheden die dit toekomstbestendige ERP-pakket biedt, waardoor we onze groei verder kunnen faciliteren.“ Voor een familiebedrijf dat al 60 jaar bestaat en van plan is er de komende 60 jaar ook nog te zijn, is het een grote winst dat de backoffice niet langer iets is waar het team omheen moet werken. Het wordt een systeem waarmee het team meegroeit.

Als dit je bekend in de oren klinkt, laten we dan eens praten.

Welke richting je bedrijf ook opgaat en waar het ook vastloopt: een deskundige die ervaring heeft met dit soort projecten is de aangewezen persoon om mee te beginnen, voordat je een definitieve keuze maakt voor een bepaalde koers of een bepaald platform.

Praat met een deskundige
Bekijk hoe wij te werk gaan

Ga dieper in op het onderwerp

Lees verder.

  • Odoo implementeren

    Van ontwerp tot ingebruikname, volledig afgestemd op de manier waarop uw branche daadwerkelijk functioneert.

    Meer informatie

  • Een verouderd ERP-systeem vervangen

    Het ERP-systeem dat het bedrijf groot heeft gemaakt, remt het nu af. Al tien of twintig jaar staat SAP Business One, Exact, Navision, Sage of een op maat gemaakt systeem centraal in de bedrijfsvoering, omgeven door integraties en spreadsheets die slechts een handvol mensen begrijpt.

    Meer informatie

  • Detailhandel en groothandel

    Baksteen, klik en magazijn. Eén voorraad. Eén overzicht.

    Meer informatie

Meer verhalen zoals dit

Onze succesverhalen