Eén platform voor 73.000 coöperanten én het energienet erachter.
Hoe Ecopower SAP verving door Odoo zonder zijn burgercoöperatieve model op te geven. Op één geïntegreerd platform bouwde het een aandeelhoudersregister én realtime koppelingen met elektriciteitscontracten.
Sector
Energie, burgerenergiecoöperatie.
Voetafdruk
België. Hoofdkantoor in Berchem (Antwerpen).
Schaal
73.000 leden van de coöperatie.
Dynapps-partner
Sinds 2024.
Achtergrond
Erkende coöperatieve onderneming (in eigendom van de leden)
Voordat Dynapps in beeld kwam.
In het najaar van 2024 draaide de backoffice van Ecopower al jaren op SAP. Intussen was de coöperatie uitgegroeid tot een complexe organisatie: ontwikkelaar van windturbines, zonne-installaties en warmtenetten, producent en leverancier van elektriciteit én beheerder van een leden- en aandeelhoudersregister met 73.000 coöperanten. Het systeem voldeed, maar SAP stuurde zijn middelgrote klanten steeds nadrukkelijker richting een cloudstrategie. Voor Ecopower had die omslag voldoende impact om een fundamentele keuze af te dwingen: meegaan in het cloudverhaal van SAP, of het moment aangrijpen om de volledige ERP-strategie opnieuw te bekijken. Dirk, ICT-verantwoordelijke en projectmanager bij Ecopower, zag de situatie vanaf het begin in dat licht. De beslissing draaide niet om software alleen. De echte vraag was: welk platform en welke partner sluiten het best aan bij de ambities van de coöperatie voor de komende tien jaar?
De uitdaging
Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.
Het 360°-beeld dat er niet was
Het hele concept van Ecopower is gebaseerd op het feit dat één en dezelfde persoon drie rollen tegelijk vervult: lid, aandeelhouder en elektriciteitsklant. In SAP waren de gegevens verspreid over systemen die niet goed met elkaar communiceerden. Wanneer een lid de helpdesk belde, kon de medewerker aan de lijn het antwoord wel vinden, maar niet alles op één centrale plek.
De pelletfabriek die niet meer bestond
Toen Ecopower ooit voor SAP koos, maakte de coöperatie nog pellets. Productie- en voorraadbeheer maakten toen integraal deel uit van het ERP-systeem. Tegen 2024 was die activiteit stopgezet, maar een aanzienlijk deel van de SAP-configuratie bleef gericht op processen die niet meer bestonden. Het systeem ondersteunde dus ook heel wat functionaliteit die geen meerwaarde meer bood.
Contracten die van systeem naar systeem gingen
Elektriciteitscontracten en facturatie werden beheerd in een afzonderlijk gespecialiseerd systeem. Elke wijziging, een nieuwe aansluiting, een adreswijziging of de afsluiting van een facturatieperiode, vereiste een gegevensuitwisseling tussen verschillende platformen. Die overdrachten werkten, maar maakten de grenzen tussen de systemen telkens opnieuw zichtbaar.
Waarom Ecopower de cloudstrategie van SAP aangreep om over te stappen naar Odoo.
De aanleiding was geen technisch probleem. Het was een strategische keuze van SAP zelf. Rond 2023-2024 had SAP’s cloud-ERP-aanbod voor middelgrote klanten zoals Ecopower ingrijpende gevolgen voor licenties, maatwerk en de dagelijkse gang van zaken. Ecopower greep het moment aan om twee vragen te stellen die Dirk nu aan iedereen in dezelfde positie aanbeveelt. "Is ons huidige ERP nog steeds de beste keuze? En is onze huidige dienstverlener nog steeds de juiste partner om ons vooruit te helpen?" Voor Ecopower woog die tweede vraag even zwaar door als de eerste. De keuze ging niet alleen over software, maar ook over samenwerking. De positie van Dynapps als toonaangevende Odoo-partner in Europa, de lokale aanwezigheid, het persoonlijke contact en de flexibiliteit tijdens het voortraject gaven uiteindelijk de doorslag. Uiteindelijk bleven er twee opties over.
SAP behouden en overstappen naar de cloud
SAP was destijds gekozen voor een organisatie waarin ook pelletproductie een belangrijke activiteit was. Die tak bestond inmiddels niet meer. Daardoor lag de focus van het platform steeds verder af van waar de echte complexiteit van Ecopower vandaag zit: de unieke combinatie van coöperant, aandeelhouder en elektriciteitsklant in één en dezelfde persoon.
Overstappen naar Odoo met Dynapps
Odoo stond vijf jaar eerder al op de oorspronkelijke shortlist en had toen nipt verloren van SAP. Bij de tweede evaluatie was de situatie veranderd. Enerzijds was Odoo uitgegroeid tot een volwassen platform dat perfect aansloot bij een organisatie als Ecopower. Anderzijds zag het team een duidelijke meerwaarde in een Belgische partner met Belgische software, die de werking en context van een Belgische coöperatie begrijpt.
Hoe de uitrol echt verliep
Hoe Ecopower SAP verving door Odoo.
2019
De migratie van FileMaker naar SAP is voltooid. De bedrijfsprocessen zijn voor het eerst afgestemd op een ERP-platform.
Begin 2024
De cloudstrategie van SAP wordt duidelijker. Ecopower besluit het ERP-landschap opnieuw te evalueren.
Eind 2024
Kick-off met Dynapps. De scope wordt bewust beperkt tot de bestaande werking: eerst de huidige processen stabiel overzetten, daarna optimaliseren en uitbreiden.
2025
Het ledenbeheer en de inschrijvingen voor de algemene ledenvergadering draaien al op Odoo, negen maanden vóór de officiële go-live.
2026
Officiële go-live van Odoo, met PEPPOL e-facturatie vanaf dag één operationeel.
Wat Ecopower op Odoo draait: een coöperatief aandeelhoudersregister en live contractintegratie.
Standaard Odoo draait CRM en prospectie (live al vóór go-live, met opvolging van leads voor zonnepanelen), verkoop, facturatie, boekhouding, projectbeheer en goedkeuringsflows die e-mail- en Teams-discussies rond factuurgoedkeuring hebben vervangen.
Twee onderdelen gaan verder dan standaard. Het coöperatieve aandeelhoudersregister is in Odoo gebouwd, omdat er geen standaardmodule voor bestaat, en één record bundelt lidmaatschap, aandeelhouderschap en klantrelatie voor alle 73.000 leden. Een real-time integratie met het elektriciteitscontractplatform zorgt voor het opzetten, wijzigen en factureren van contracten, zodat data live worden uitgewisseld in plaats van via nachtelijke batchverwerking.
Aan Ecopower-kant is de opzet bewust gedecentraliseerd: per afdeling is er een product owner die de functionaliteit voor zijn of haar team mee vormgeeft. Ecopower is duidelijk dat een volledig gecentraliseerde aanpak het tempo van de verandering zou hebben vertraagd.
Modules: CRM & prospectie, verkoop, facturatie, boekhouding, projectbeheer, goedkeuringsflows, maatwerk coöperatief aandeelhoudersregister, real-time integratie met het elektriciteitscontractplatform, PEPPOL e-facturatie.
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Standaard Odoo eerst, maatwerk alleen waar de coöperatieve structuur van het bedrijf het echt nodig maakte. Dirk zette bij de kickoff het principe: eerst vervangen wat er al is, daarna pas nieuwe ambities toevoegen. De twee maatwerkstukken, het aandeelhoudersregister en de live contractintegratie, voldeden aan die regel en verdienden hun plaats; alles daarbuiten is standaard Odoo gebleven.
Twee deadlines die niet konden schuiven, met aan beide kanten onderschatte complexiteit.
De complexiteit werd door beide partijen onderschat. Ecopower en Dynapps maakten de analyse samen bij de start, maar een aantal processen vroegen meer ontwerp- en ontwikkelwerk dan de oorspronkelijke scope liet zien, wat tijdens het project extra kosten met zich meebracht.
Twee knelpunten zorgden voor de grootste problemen. Ten eerste de integratie: het platform voor elektriciteitscontracten had zijn eigen releaseritme, en dat op Odoo afstemmen bleek lastiger dan voorzien. Meerdere ontwikkelpartijen op één go-live datum coördineren is niet hetzelfde als bouwen binnen één team. Tweede: de PEPPOL-deadline viel op dezelfde datum, 1 januari 2026, als de go-live, waardoor een parallel kritiek pad ontstond dat niet kon schuiven.
Wat voorkwam dat het uitwaaierde, is volgens Dirk duidelijk: transparantie over scope, timing en kosten telkens wanneer bijsturing nodig was. Geen verrassingen op het einde. De kost bewoog, de relatie niet.
Odoo biedt u een standaardwerkplatform. Een partner als Dynapps zorgt ervoor dat dit platform precies wordt afgestemd op de specifieke gang van zaken binnen uw bedrijf.
Dirk Hermans
ICT-verantwoordelijke en projectmanager bij EcopowerTwee patronen die we nu meenemen naar de volgende trajecten.
Elke van Ecopower’s 73.000 leden is tegelijk lid, aandeelhouder en klant, en geen enkele standaard Odoo-module dekt die overlap. Het bouwen van het aandeelhoudersregister in Odoo, naast het klantrecord, leverde een werkbaar referentiemodel op voor hetzelfde type vraagstuk in coöperaties, onderlinge maatschappijen en ledenorganisaties in de energiesector. De module is niet als product uitgewerkt; de aanpak bestaat wel en is gedocumenteerd.
PEPPOL op 1 januari 2026 was geen deliverable van Dynapps. Het was een wettelijke deadline die naast de eigen go-live moest gehaald worden. Twee parallelle kritieke paden naar dezelfde datum, met wekelijkse afwegingen rond scope, timing en kost, zorgden ervoor dat beide deadlines overeind bleven.
Van ‘welk extra systeem hebben we nodig?’ tot ‘kan dit in Odoo draaien?’.
Voorheen was het bij Ecopower telkens wanneer er een nieuwe activiteit bijkwam, een nieuwe productiesite, een nieuw community-energieproduct, een nieuwe manier om leden te laten deelneme, de eerste interne reflex: ‘welk extra systeem hebben we nodig?’. Nu is de eerste vraag: ‘kan dit in Odoo draaien?’. Die vraag wordt intussen ook gesteld voor tijdregistratie, documentondertekening en wat de volgende behoefte ook blijkt te zijn. Die verschuiving, van rond het platform bouwen naar op het platform bouwen, is precies wat deze implementatie moest mogelijk maken.
Als je dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Ga dieper
Lees verder.
Odoo implementeren
Van eerste analyse tot go-live, opgebouwd rond hoe jouw sector écht werkt.
Een verouderd ERP-systeem vervangen
Het ERP-systeem dat het bedrijf groot maakte, remt het nu af. Al tien of twintig jaar staat SAP Business One, Exact, Navision, Sage of maatwerk centraal in de bedrijfsvoering, omringd door integraties en spreadsheets die maar een handjevol mensen begrijpt.
Energie en nutsbedrijven
Installateurs, exploitanten, producenten, coöperaties. Voor elk op maat gemaakt in Odoo.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar werken met papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Hoe Régie Châtel alle PPE-vergaderingen op één platform organiseert
Een Zwitsers familiebedrijf beheert meer dan 100 flatgebouwen via één op maat gemaakt platform dat is gebouwd met Dynapps. Dit platform vervangt een workflow die voorheen bestond uit mailmerges in Word en overzichten in Excel.
- Voedingsindustrie
De voedingsindustrie
Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten
Belgische familieonderneming die ingrediënten produceert, met 75 productielocaties verspreid over 55 landen. Op de grootste locaties bleef SAP in gebruik; voor de kleinere overgenomen bedrijven werd één Odoo-sjabloon ontwikkeld.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 gehuurde fietsen.
Cyclis Bike Lease is uitgegroeid van een start-up met vier oprichters in Hasselt tot een bedrijf met meer dan 36.000 leasefietsen. Dynapps heeft de zelfgebouwde oplossing van de oprichters vervangen door één Odoo-platform dat mee kan groeien met het bedrijf.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft binnen vijf maanden het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Laboratoria
Laboratoria
Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform
Het oudste edelsteenkundig laboratorium ter wereld, met dagelijks 12 tot 14 gebruikers in Parijs. Heeft zijn compliance, bedrijfsvoering en rapportage ondergebracht op één Odoo-platform met een geïntegreerd LIMS.