Ga naar de hoofdinhoud
Energie en nutsvoorzieningen

Ecopower: één platform voor 73.000 coöperanten én het energienet erachter.

Hoe Ecopower SAP verving door Odoo zonder zijn burgercoöperatieve model op te geven. Op één geïntegreerd platform bouwde het een aandeelhoudersregister én realtime koppelingen met elektriciteitscontracten.

Praat met een expert
Bekijk hoe we werken
Twee collega’s van Ecopower staan op een dak naast zonnepanelen; één van hen wijst naar de skyline van de stad.

Sector

Energie, burgerenergiecoöperatie.

Voetafdruk

België. Hoofdkantoor in Berchem (Antwerpen).

Schaal

73.000 leden van de coöperatie.

Dynapps-partner

Sinds 2024.

Achtergrond

Erkende coöperatieve onderneming (in eigendom van de leden)

Hoe het allemaal begon

Voordat Dynapps zich ermee ging bemoeien.

In het najaar van 2024 draaide de backoffice van Ecopower al jaren op SAP. De coöperatie was uitgegroeid tot een complex geheel: een projectontwikkelaar voor windturbines, zonne-installaties en warmtenetten; een elektriciteitsproducent; een leverancier; en een leden- en aandelenregister met 73.000 coöperanten in de boeken. Het systeem werkte. Maar SAP was bezig zijn middelgrote klanten over te zetten naar een cloudstrategie, en de gevolgen voor Ecopower waren groot genoeg om een beslissing af te dwingen: SAP volgen naar de cloud, of van de gelegenheid gebruikmaken om de hele ERP-kwestie opnieuw te bekijken. Dirk, ICT-verantwoordelijke en projectmanager bij Ecopower, stelde het vanaf het begin zo voor. De keuze die voor hen lag, ging niet over software. Het ging erom welk platform en welke partner het beste bij de coöperatie pasten voor de komende tien jaar.

Een vrouw in een blauwgroene top schrijft in een notitieboekje naast een laptop met een Ecopower-sticker, terwijl er een modelwindturbine op het bureau staat.

De uitdaging

Waar de scheuren zichtbaar werden.

  • Het 360°-uitzicht dat er niet was

    Het hele concept van Ecopower is gebaseerd op het feit dat één en dezelfde persoon drie rollen tegelijk vervult: lid, aandeelhouder en elektriciteitsklant. In SAP waren de gegevens verspreid over verschillende systemen die niet goed met elkaar communiceerden. Wanneer een lid de helpdesk belde, kon de medewerker aan de lijn wel het antwoord vinden, maar niet alle informatie op één plek.

  • De pelletfabriek die niet meer bestond

    Toen SAP destijds werd gekozen, exploiteerde Ecopower nog een pelletfabriek waarbij zowel de voorraadbeheer als de productie in het ERP-systeem waren geïntegreerd. In 2024 was dat niet meer het geval. Een aanzienlijk deel van de functies waarvoor SAP was geconfigureerd, was inmiddels overbodig geworden voor processen die de coöperatie niet langer uitvoerde.

  • De overdracht van contracten tussen platforms

    Contracten voor elektriciteitslevering en facturering worden in een apart, gespecialiseerd systeem beheerd. Elke leveringshandeling – een nieuwe aansluiting, een adreswijziging, het afsluiten van een factureringscyclus – ging gepaard met een gegevensuitwisseling tussen de platforms, en de overgangen waren telkens duidelijk zichtbaar.

De bocht

Waarom Ecopower de overstap naar de cloud van SAP heeft aangegrepen om over te stappen naar Odoo.

De aanleiding was geen mislukking. Het was een eigen beslissing van SAP. Rond 2023 tot 2024 had SAP’s cloud-ERP-traject voor middelgrote klanten zoals Ecopower aanzienlijke gevolgen voor licenties, maatwerk en de dagelijkse gang van zaken. Ecopower greep dit moment aan om twee vragen te stellen die Dirk nu iedereen in dezelfde situatie aanbeveelt. Is ons huidige ERP-systeem nog steeds de beste keuze? En is onze huidige dienstverlener nog steeds de juiste partner om ons verder te helpen? Ecopower is duidelijk: de partnerkwestie woog even zwaar als het product zelf. De positie van Dynapps als toonaangevende Odoo-partner in Europa, de lokale aanwezigheid, het persoonlijke contact en de flexibiliteit die tijdens de pre-sales werd getoond, dat gaf de doorslag. Twee opties bleven op de shortlist:

  • 01

    Blijf bij SAP, stap over op hun cloudtraject

    SAP was oorspronkelijk afgestemd op een bedrijf dat nog steeds pellets produceerde. Dat deel van de bedrijfsvoering bestond niet meer, en het zwaartepunt van het platform lag verder verwijderd van waar de werkelijke complexiteit van Ecopower lag: de overlap tussen leden, aandeelhouders en klanten.

  • 02

    Stap over naar Odoo met Dynapps

    Odoo stond vijf jaar eerder al op de oorspronkelijke shortlist en had toen nipt verloren van SAP. De tweede keer waren er twee dingen veranderd. Odoo was uitgegroeid tot een platform dat geschikt was voor een organisatie als Ecopower, en het team hechtte veel waarde aan een Belgische partner met Belgische software voor een Belgische coöperatie.

Rijen zonnepanelen op een plat stadsdak, met op de achtergrond de omliggende daken en een kerktoren.

Hoe de uitrol echt verliep

Hoe Ecopower SAP heeft vervangen door Odoo: eerst vervangen, daarna uitbreiden.

  • 2019

    De migratie van FileMaker naar SAP is voltooid. De bedrijfsprocessen zijn voor het eerst afgestemd op een ERP-platform.

  • Begin 2024

    De cloudstrategie van SAP wordt duidelijker. Ecopower start een heroverweging.

  • Eind 2024

    Ga aan de slag met Dynapps. Beperk de reikwijdte in eerste instantie tot de huidige activiteiten.

  • 2025

    Het ledenbeheer en de inschrijvingen voor de algemene ledenvergadering verlopen via Odoo, negen maanden vóór de officiële ingebruikname.

  • 2026

    Officiële ingebruikname, waarbij PEPPOL-e-facturering op dezelfde dag van start gaat.

Wat we daadwerkelijk hebben gebouwd

Wat Ecopower met Odoo doet: een coöperatief aandeelhoudersregister en realtime contractintegratie.

De standaardversie van Odoo omvat CRM en prospectie (al actief vóór de go-live, met het bijhouden van leads voor zonnepanelen op daken), verkoop, facturering, boekhouding, projectbeheer en goedkeuringsworkflows die e-mail- en Teams-discussies voor het ondertekenen van facturen hebben vervangen.

Twee projecten gingen verder dan de standaard. Het coöperatieve aandeelhoudersregister is in Odoo gebouwd, aangezien er geen standaardmodule voor bestaat, en één record bevat nu het lidmaatschap, het aandelenbezit en de klantrelatie voor alle 73.000 leden. Een realtime-integratie met het platform voor elektriciteitscontracten regelt het opstellen, wijzigen en factureren van contracten, zodat gegevensuitwisseling live plaatsvindt in plaats van in nachtelijke batches.

Bij Ecopower was de opzet bewust gedecentraliseerd: per afdeling was er een aangewezen producteigenaar, die elk de functionaliteit voor zijn of haar eigen team vormgaf. Het is duidelijk dat Ecopower met een volledig gecentraliseerde aanpak het veranderingsproces trager zou hebben doorlopen.

Modules: CRM & klantenwerving, verkoop, facturering, boekhouding, projecten, goedkeuringsworkflows, op maat gemaakt aandeelhoudersregister, realtime integratie van elektriciteitscontracten, PEPPOL-e-facturering.

Onze studio

De discipline die overal uit spreekt.

Eerst de standaardversie van Odoo, en pas aanpassingen waar de specifieke bedrijfsvorm dat noodzakelijk maakte. Dirk legde bij de start het principe vast: vervang eerst wat er momenteel in gebruik is, en bouw daarna nieuwe ambities erop voort. De twee op maat gemaakte onderdelen, het aandeelhoudersregister en de integratie van lopende contracten, verdienden hun plaats ondanks die regel; al het andere werd geïmplementeerd als standaard Odoo.

Close-up van een modelwindturbine met het Ecopower-logo, met een klein figuurtje dat op de gondel staat.
Wat was moeilijk

Twee deadlines die absoluut niet mochten worden overschreden, en een complexiteit die beide partijen hadden onderschat.

De complexiteit werd door beide partijen onderschat. Ecopower en Dynapps hebben de analyse in het begin gezamenlijk uitgevoerd, maar voor verschillende processen waren meer ontwerp- en ontwikkelingswerkzaamheden nodig dan in de oorspronkelijke scope was voorzien, wat tijdens het project tot extra kosten leidde.

Twee knelpunten zorgden voor de grootste uitdagingen. Ten eerste de integratie: het platform voor elektriciteitscontracten had zijn eigen releasecyclus, en het was moeilijker dan verwacht om die af te stemmen op die van Odoo. Het coördineren van meerdere ontwikkelingspartijen op één go-live-datum is niet hetzelfde als het bouwen binnen één team. Ten tweede viel de PEPPOL-deadline samen met de go-live-datum op 1 januari 2026, waardoor een parallel kritiek pad ontstond dat op zichzelf geen vertraging mocht oplopen.

Wat ervoor zorgde dat het project niet uit de hand liep, zo stelt Dirk duidelijk, was transparantie over de omvang, de planning en de kosten telkens wanneer er aanpassingen nodig waren. Geen verrassingen aan het eind. De kosten veranderden. De relatie bleef hetzelfde.

Energie en nutsvoorzieningen
Odoo biedt je een standaard werkplatform. Een partner zoals Dynapps zorgt ervoor dat dit platform precies wordt afgestemd op de specifieke manier waarop jouw bedrijf daadwerkelijk functioneert.
Regisseur Hermans

Dirk Hermans

ICT-verantwoordelijke en projectmanager bij Ecopower
Hoe het werk ons heeft veranderd

Twee patronen die we nu meenemen naar de volgende opdracht.

Twee patronen uit het Ecopower-project zijn het waard om verder uit te werken. Elk van de 73.000 leden van Ecopower is tegelijkertijd lid, aandeelhouder en klant, en geen enkele standaard Odoo-module biedt een oplossing voor die overlapping. Door het aandeelhoudersregister binnen Odoo op te zetten, naast het klantenbestand, ontstond een bruikbare referentie voor soortgelijke problemen bij coöperaties, onderlinge maatschappijen en door leden aangestuurde nutsbedrijven. De module is niet als product op de markt gebracht; de aanpak bestaat wel en is gedocumenteerd.

PEPPOL op 1 januari 2026 was geen opleveringsdoelstelling van Dynapps. Het was een wettelijk vastgestelde datum die het team moest halen naast zijn eigen overgang. Dankzij twee parallelle kritieke paden naar dezelfde livegang, met wekelijkse afwegingsgesprekken over de omvang, timing en kosten, konden beide deadlines worden gehaald.

Twee mannen zitten achter desktopcomputers in een licht kantoor van Ecopower; één van hen kijkt naar de camera.
De echte overwinning

Van ‘welk extra systeem hebben we nodig?’ tot ‘kan dit in Odoo draaien?’.

Vroeger, wanneer Ecopower een nieuwe activiteit, een nieuwe energiecentrale, een nieuw product op het gebied van gemeenschapsenergie of een nieuwe manier om leden te laten deelnemen toevoegde, was de eerste interne vraag: ‘Welk extra systeem hebben we nodig?’ Nu is de eerste vraag: ‘Kan dit in Odoo draaien?’ De coöperatie stelt deze vraag met betrekking tot urenregistratie, het ondertekenen van documenten en wat er ook maar op ons pad komt. Die verschuiving, van het verzamelen rond het platform naar het bouwen erop, is precies wat het project mogelijk moest maken.

Als dit je bekend in de oren klinkt, laten we dan eens praten.

Welke richting je bedrijf ook opgaat en waar het ook vastloopt: een deskundige die ervaring heeft met dit soort projecten is de aangewezen persoon om mee te beginnen, voordat je een definitieve keuze maakt voor een bepaalde koers of een bepaald platform.

Praat met een deskundige
Bekijk hoe wij te werk gaan

Ga dieper in op het onderwerp

Lees verder.

  • Odoo implementeren

    Van ontwerp tot ingebruikname, volledig afgestemd op de manier waarop uw sector daadwerkelijk functioneert.

    Meer informatie

  • Een verouderd ERP-systeem vervangen

    Het ERP-systeem dat het bedrijf groot heeft gemaakt, remt het nu af. Al tien of twintig jaar staat SAP Business One, Exact, Navision, Sage of een op maat gemaakt systeem centraal in de bedrijfsvoering, omgeven door integraties en spreadsheets die slechts een handvol mensen begrijpt.

    Meer informatie

  • Energie en nutsvoorzieningen

    Installateurs, exploitanten, producenten, coöperaties. Ze zijn allemaal op Odoo te vinden, op maat gemaakt.

    Meer informatie

Meer verhalen zoals dit

Onze succesverhalen