Premiers pas avec Odoo : un guide pratique pour les débutants.

Qu'est-ce qu'Odoo, et pourquoi le choisir ?

Odoo est un ERP open source : un système unique qui gère vos processus métier essentiels, au lieu d'un ensemble disparate d'outils distincts. Sa conception modulaire vous permet de choisir ce dont vous avez besoin et d'ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure de votre croissance. Comparé aux anciens systèmes ERP, il est plus simple à utiliser et plus facile à adapter, ce qui explique pourquoi il convient aussi bien à un nouvel utilisateur qu’à une entreprise en pleine expansion.

Les raisons pour lesquelles les entreprises le choisissent sont toujours les mêmes. C'est une solution modulaire : vous ne payez donc pas pour ce que vous n'utilisez pas. Elle évolue au rythme de votre entreprise, qu'il s'agisse d'une poignée d'utilisateurs ou de plusieurs centaines. Elle s'adapte à votre façon de travailler, au lieu de vous obliger à adapter vos processus à un logiciel rigide. Et comme il s'agit d'un logiciel libre, vous n'êtes pas lié à un seul fournisseur pour chaque modification. En savoir plus sur Pourquoi nous avons choisi Odoo.

Les points forts d'Odoo.

• Une interface épurée. Même les utilisateurs sans expérience technique s'y retrouvent rapidement, ce qui réduit la durée de la formation et accélère la mise en œuvre.

• Automatisation. La facturation, la mise à jour des stocks et la planification des tâches s'effectuent automatiquement, ce qui réduit le travail manuel et les erreurs qui en découlent.

• Un système connecté. Les services commerciaux, achats, gestion des stocks, comptabilité, ressources humaines et CRM partagent les mêmes données, au lieu d'utiliser des outils distincts dont les informations ne concordent jamais tout à fait.

• Reportage en direct. Une vue d'ensemble des chiffres en temps réel, sans avoir à les exporter au préalable dans un tableur.

• Hébergement flexible. Dans le cloud ou sur votre propre infrastructure, en fonction des besoins de votre entreprise.

Les modules essentiels.

Odoo propose une application pour presque tout. Pour la plupart des entreprises, quelques modules suffisent à couvrir l'essentiel de leur activité.

Ventes

Gérez l'ensemble du cycle, du devis à la commande client, en passant par la facturation. Le système est relié aux stocks, ce qui vous permet de visualiser la disponibilité en temps réel pendant que vous vendez, et les commandes sont directement transmises aux services de livraison et de facturation.

Achats

Gérez vos fournisseurs et vos bons de commande, comparez les prix et suivez l'ensemble du processus, de la demande à la réception. Le système est relié à la gestion des stocks, ce qui garantit l'exactitude des entrées de stock sans nécessiter de mises à jour manuelles.

Stock

Suivez en temps réel la réception, le stockage et l'expédition, dans plusieurs entrepôts si nécessaire. Le système est relié aux modules de vente et d'achat afin que les niveaux de stock restent à jour au fur et à mesure des mouvements de marchandises.

Comptabilité

Enregistrez les factures des clients et des fournisseurs, traitez les paiements et générez des états financiers. Les transactions sont mises à jour automatiquement à partir des données de vente et d'achat, de sorte que la comptabilité reflète la situation actuelle et non celle de la semaine dernière.

Le CRM, et tout le reste

Le CRM assure le suivi des prospects et des opportunités tout au long de votre pipeline. À cela s'ajoutent la production, les projets, les ressources humaines, le commerce en ligne, les points de vente, et bien d'autres domaines encore. Vous commencez par l'essentiel, puis vous activez des modules au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

Concrètement, cela se traduit ainsi.

Prenons l'exemple d'un grossiste de taille moyenne qui gère ses ventes dans un logiciel, ses stocks dans un tableur et sa comptabilité dans un autre logiciel. Lorsqu'une commande arrive, quelqu'un doit la saisir manuellement dans le système de gestion des stocks, puis à nouveau dans le logiciel de facturation. Chaque transfert de données est une source potentielle d'erreur, et personne ne dispose d'une vue en temps réel sur la marge.

Sur Odoo, une même commande met à jour les stocks et génère la facture en une seule opération. Le service logistique en prend connaissance, le service financier en prend connaissance, et la direction dispose des chiffres sans avoir à attendre l'exportation mensuelle. C'est là tout l'intérêt d'Odoo : non pas davantage de logiciels, mais moins de « silos » isolés les uns des autres.

Comment se lancer concrètement avec Odoo.

Vous n'avez pas besoin d'installer un serveur ni d'apprendre Python pour vous lancer. Pour une entreprise, le véritable parcours de démarrage repose sur trois décisions.

1. Choisissez votre édition

Odoo Community est l'édition gratuite et open source. Odoo Enterprise est l'édition payante, facturée par utilisateur, qui offre davantage de fonctionnalités, l'application mobile et une assistance officielle. La plupart des entreprises ayant de réels besoins opérationnels optent pour la version Enterprise, mais le choix qui vous convient dépend de la taille de votre entreprise et de vos besoins.

2. Choisissez où il s'exécute

Odoo Online est la version la plus simple, hébergée par Odoo, qui offre peu de possibilités de personnalisation par le code. Odoo.sh offre davantage de possibilités de développement personnalisé. Une plateforme gérée comme DynCloud, notre hébergement Odoo, vous offre un contrôle total et une haute disponibilité, le tout géré par l'équipe qui connaît parfaitement votre environnement.

3. Planifier la mise en œuvre

Un véritable projet suit un parcours bien défini : cartographier vos processus, configurer Odoo en conséquence, migrer vos données, former votre équipe et mettre le système en production. C’est là qu’un partenaire fait la différence. En tant que Partenaire Gold d’Odoo en Belgique, nous mettre en œuvre Odoo en fonction du fonctionnement réel de votre entreprise, ce qui vous évite les tâtonnements liés à une mise en place « à faire soi-même ».

À quoi ressemble un premier projet Odoo ?

Une mise en œuvre type comprend les étapes suivantes : élaboration d'un plan directeur (cartographie de vos processus et détermination des fonctionnalités gérées par défaut par Odoo et des éléments nécessitant une personnalisation), configuration, migration des données, tests, formation des utilisateurs clés, mise en service, puis assistance. Les délais dépendent de l'ampleur du projet : une première phase ciblée peut aboutir à une mise en service en quelques mois, tandis qu'un déploiement à grande échelle sur plusieurs sites prendra plus de temps. Commencer par une première phase bien définie, plutôt que de tout mettre en place d'un seul coup, réduit les risques et vous permet de tirer profit du système plus rapidement.

Personnaliser Odoo en fonction de votre entreprise.

La version standard d'Odoo couvre un large éventail de fonctionnalités. Lorsque vos processus sont spécifiques, vous pouvez ajouter des applications, configurer des champs et des vues, et créer des workflows sans avoir à effectuer de tâches techniques complexes. Pour aller plus loin, un partenaire peut étendre et intégrer Odoo avec les outils que vous utilisez déjà, de votre boutique en ligne aux logiciels métier, sans compromettre la sécurité de la plateforme. L'objectif est d'adapter Odoo à votre entreprise, et non l'inverse.