Aan de slag met Odoo: een praktische handleiding voor beginners.

Wat is Odoo en waarom zou je ervoor kiezen?

Odoo is een open-source ERP: één systeem dat jouw kernbedrijfsprocessen aanstuurt, in plaats van een opeenstapeling van afzonderlijke tools. Dankzij het modulaire ontwerp kan je kiezen wat je nodig hebt en gaandeweg uitbreiden naarmate jouw bedrijf groeit. In vergelijking met oudere ERP-systemen is het gebruiksvriendelijker en gemakkelijker aan te passen, waardoor het zowel geschikt is voor starters als voor bedrijven in groei.

De redenen waarom bedrijven hiervoor kiezen, zijn altijd dezelfde. Het is modulair, dus je betaalt niet voor wat je niet gebruikt. Het groeit mee met het bedrijf, van een handvol gebruikers tot honderden. Het past zich aan jouw manier van werken aan, in plaats van dat je processen in rigide software moet persen. En omdat het open source is, zit je niet bij elke wijziging vast aan één leverancier. Lees meer op waarom we voor Odoo kiezen.

Wat Odoo goed doet.

• Een overzichtelijke interface. Zelfs gebruikers zonder technische ervaring vinden snel hun weg, waardoor de inwerkperiode wordt verkort en het systeem sneller in gebruik wordt genomen.

• Automatisering. Facturering, voorraadbijwerkingen en taakplanning verlopen automatisch, waardoor handmatig werk en de daarmee gepaard gaande fouten worden beperkt.

• Eén geïntegreerd systeem. Verkoop, inkoop, voorraadbeheer, boekhouding, HR en CRM maken gebruik van dezelfde gegevens, in plaats van dat deze in afzonderlijke systemen staan die nooit helemaal op elkaar aansluiten.

• Liveverslaggeving. Inzicht in de cijfers op het moment dat ze binnenkomen, zonder ze eerst naar een spreadsheet te hoeven exporteren.

• Flexibele hosting. In de cloud of op uw eigen infrastructuur, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf.

De essentiële modules.

Odoo heeft voor bijna alles een app. Voor de meeste bedrijven vormen een handvol modules de kern van het werk.

Verkoop

Beheer het volledige proces, van offerte tot verkooporder tot factuur. Gekoppeld aan de voorraad, zodat je tijdens het verkopen de beschikbaarheid in realtime kunt zien en bestellingen direct worden doorgegeven aan de afdeling levering en facturering.

Inkoop

Beheer leveranciers en inkooporders, vergelijk prijzen en houd alles bij, van aanvraag tot ontvangst. Gekoppeld aan de voorraad, zodat de binnenkomende voorraad nauwkeurig is zonder handmatige aanpassingen.

Voorraad

Volg de ontvangst, opslag en verzending in realtime, desgewenst in meerdere magazijnen. Gekoppeld aan de verkoop- en inkoopprocessen, zodat de voorraadstanden correct blijven terwijl de goederen worden verplaatst.

Boekhouding

Registreer facturen van klanten en leveranciers, verwerk betalingen en stel financiële overzichten op. Transacties worden automatisch bijgewerkt vanuit de verkoop- en inkoopgegevens, zodat de boekhouding de huidige stand van zaken weergeeft in plaats van die van vorige week.

CRM, en andere modules

CRM houdt leads en verkoopkansen bij in jouw pijplijn. Daarnaast zijn er nog modules voor productie, projecten, HR, e-commerce, kassasystemen en nog veel meer. Je begint met de basis en schakelt modules in naarmate het bedrijf groeit.

Hoe dit er in de praktijk uitziet.

Neem bijvoorbeeld een middelgrote groothandel die de verkoop in één programma afhandelt, de voorraad in een spreadsheet bijhoudt en de boekhouding in een ander pakket doet. Er komt een bestelling binnen, iemand voert deze handmatig in het voorraadbeheer in en vervolgens nogmaals in de facturering. Elke overdracht vormt een kans op fouten, en niemand heeft een realtime overzicht van de marge.

In Odoo zorgt één en dezelfde bestelling ervoor dat de voorraad wordt bijgewerkt en de factuur wordt aangemaakt. De magazijnmedewerkers zien het, de financiële afdeling ziet het en het management heeft de cijfers direct tot zijn beschikking, zonder te hoeven wachten op een maandelijkse export. Dat is de verandering die Odoo teweegbrengt: niet meer software, maar minder losstaande eilandjes.

Hoe je daadwerkelijk aan de slag kunt gaan met Odoo.

Je hoeft geen server te installeren of Python te leren om aan de slag te gaan. Voor een bedrijf bestaat het echte starttraject uit drie beslissingen.

1. Kies je editie

Odoo Community is de gratis open-sourceversie. Odoo Enterprise is de betaalde versie, die per gebruiker wordt gefactureerd en meer functies, de mobiele app en officiële ondersteuning biedt. De meeste bedrijven met concrete operationele behoeften kiezen uiteindelijk voor Enterprise, maar de juiste keuze hangt af van de omvang en de vereisten van uw bedrijf.

2. Kies waar het wordt uitgevoerd

Odoo Online is de eenvoudigste variant, gehost door Odoo, met weinig ruimte voor aangepaste code. Odoo.sh biedt meer ruimte voor maatwerkontwikkeling. Een beheerd platform zoals DynCloud, onze Odoo-hosting, biedt je volledige controle en hoge beschikbaarheid, beheerd door het team dat jouw omgeving door en door kent.

3. Plan de uitvoering

Een echt project verloopt volgens een vast traject: breng je processen in kaart, stel Odoo daarop in, migreer je gegevens, train je team en ga live. Dit is waar een partner zijn waarde bewijst. Als Odoo Gold Partner in België, zijn wij Odoo implementeren afgestemd op de manier waarop uw bedrijf daadwerkelijk draait, zodat u het vallen en opstaan van een zelf opgezette oplossing kunt vermijden.

Hoe een eerste Odoo-project eruitziet.

Een typische implementatie verloopt via een blauwdruk (waarin uw processen in kaart worden gebracht en wordt bepaald wat Odoo standaard afhandelt en waar maatwerk nodig is), configuratie, gegevensmigratie, testen, training van sleutelgebruikers en de livegang, gevolgd door ondersteuning. De doorlooptijd hangt af van de omvang: een gerichte eerste fase kan binnen een paar maanden live gaan, terwijl een uitgebreide uitrol over meerdere locaties meer tijd in beslag neemt. Door te beginnen met een duidelijke eerste fase, in plaats van alles in één keer aan te pakken, verlaag je het risico en profiteer je sneller van de voordelen.

Odoo aanpassen aan jouw bedrijf.

De standaardversie van Odoo biedt al heel wat mogelijkheden. Als je processen specifiek zijn, kun je apps toevoegen, velden en weergaven configureren en workflows opzetten zonder dat dit veel technische inspanning vergt. Als het wat ingewikkelder wordt, kan een partner Odoo uitbreiden en integreren met de tools die je al gebruikt, van jouw webshop tot bedrijfssoftware, zonder het platform in gevaar te brengen. Het doel is dat Odoo wordt aangepast aan jouw bedrijf, en niet dat jouw bedrijf zich moet aanpassen aan Odoo.