Eén op maat gebouwd platform voor offertes, bestellingen en werfbeheer bij Despraz
Hoe een Zwitsers familiebedrijf in industriële piping een patchwork van standaardtools verving door één custom-built platform, in twee fases.
Sector
Energie en nutsvoorzieningen.
Voetafdruk
Granges-Marnand, Vaud, Zwitserland.
Schaal
Projecten variërend van kleine installaties tot zeer grote industriële locaties (voedingsmiddelen, farmacie, biotechnologie, afvalverbranding).
Dynapps-partner
Sinds 2020.
Achtergrond
Een familiebedrijf. Despraz Holding SA, opgericht in 1988 door Jean-Daniel Despraz.
Voordat Dynapps in beeld kwam.
Eind 2020 was Despraz SA 32 jaar oud en groeide het sneller dan de software kon bijbenen. Het bedrijf ontwerpt, prefabriceert en installeert industriële piping- en thermische systemen vanuit zijn werkplaats in Granges-Marnand, in de Broye vaudoise. Jean-Daniel Despraz had het bedrijf in 1988 opgericht, en de volgende generatie zat intussen mee aan tafel: Rachel Catellani, zijn dochter, in het managementteam als responsable administrative, en haar broer Mathieu Despraz in de raad van bestuur. Onder de groei speelde een stil probleem. De standaardsoftware waarop het bedrijf draaide, sloot niet langer aan op hoe Despraz effectief werkte: offertes, orderbevestigingen, leveranciersgegevens, klantgeschiedenis en het ingenieursbureau zaten verspreid over verschillende systemen. Rachel zag die kloof steeds groter worden. De keuze kwam dichterbij: blijven bijsturen met losse oplossingen, of iets bouwen dat echt bij het bedrijf paste.
De uitdaging
Waar de zwakke plekken zichtbaar werden.
Twee projectmanagers, twee offertes
Zonder gedeelde tariefbasis konden twee projectmanagers voor gelijkaardig werk opvallend verschillende bedragen uitkomen. Uren en prijzen zaten in hun hoofd en in hun eigen spreadsheets. Manuel Gürner, al vier jaar projectmanager bij Despraz, zegt dat die spreiding op identiek werk echt was, niet theoretisch.
Offertes opstellen in Excel, prijzen met de hand invullen
Wanneer Manuel een grote offerte moest opmaken in Excel, gebruikte hij het oude systeem enkel om prijzen en arbeidstijden over te nemen, regel per regel. De data stond op één plek, maar het werk gebeurde ergens anders.
Dubbele boeking in de backoffice
In de backoffice werd dezelfde klant-, leverancier- of productreferentie meerdere keren ingevoerd in verschillende systemen. Technische dienst, secretariaat, boekhouding en logistiek werkten elk met hun eigen versie. Elke herinvoer vergrootte de kans dat data begon af te wijken.
Waarom Despraz koos voor een maatwerkplatform in plaats van standaardsoftware.
Eind 2020 ging het niet langer om de vraag óf de bestaande tools vervangen moesten worden, maar om de vraag hoe. Rachel trok het analysewerk aan de kant van Despraz en het team bracht eerst hun noden en processen gedetailleerd in kaart, nog vóór er naar software gekeken werd. De conclusie was duidelijk: een standaardoplossing zou niet aansluiten op hoe Despraz echt werkt. Despraz had iets nodig dat rond het bedrijf zelf gebouwd werd. Drie factoren waren bepalend voor de keuze:
Maatwerk boven standaardsoftware
Standaardsoftware sloot niet aan bij hoe Despraz offertes maakte, produceerde en projecten uitvoerde. Het verregaand aanpassen ervan zou alleen maar een moeilijk onderhoudbare lappendeken opleveren.
Webgebaseerd, niet lokaal geïnstalleerd.
Een webplatform betekende geen servers op de site en geen back-ups om te beheren. Zo kon het team van Despraz zich focussen op de kern van de business in plaats van op infrastructuur.
Een partner in Zwitserland, die je rechtstreeks kunt bereiken.
Het team van Despraz wilde rechtstreeks contact met de mensen die het systeem bouwen, in dezelfde taal en tijdzone. Dynapps zat in Bulle, op korte afstand binnen hetzelfde kanton.
Hoe de uitrol echt verliep
Hoe Despraz zijn platform op maat in twee fasen heeft opgebouwd.
2020
De samenwerking met Dynapps start met een kick-off, gevolgd door een grondige behoefteanalyse en het bepalen van prioriteiten aan de kant van Despraz.
2022
Het op maat gemaakte platform gaat live voor masterdata van producten, klanten, leveranciers en het engineering office. Daarnaast komen offertes, orderbevestigingen en het administratief beheer van werven in productie.
2025
Er wordt gestart met urenregistratie, afwezigheidsbeheer, leveranciersfacturen en klantfacturatie.
2026
Het platform dekt nu de volledige levenscyclus van een werf: van offerte tot afsluiting, allemaal binnen één geïntegreerd systeem.
Wat Dynapps voor Despraz heeft ontwikkeld: één tariefbasis, van offerte tot oplevering.
Dynapps Switzerland heeft bedrijfssoftware op maat ontwikkeld die de gedeelde gegevens van Despraz en de bijbehorende workflows beheert. Het uitgangspunt is één tariefbasis: elke projectmanager hanteert dezelfde prijzen en arbeidstijden bij het opstellen van offertes, waarbij artikelnummers met één druk op de knop worden opgezocht. Live sinds 2022: stamdata, offertes, orderbevestigingen en werfadministratie. Live sinds februari 2026: uren, afwezigheden, facturering aan leveranciers en klanten, werfplanning. Het platform dekt nu een bouwplaats van offerte tot oplevering. Ongeveer 80 weken van start tot eerste livegang, met twee Dynapps-ontwikkelaars en vier Despraz-key users.
Modules: stamdata (producten, klanten, leveranciers, ingenieursbureau), offertegeneratie, orderbevestiging, werfadministratie, uren- en afwezigheidsregistratie, leveranciersfacturen, klantenfacturatie en werfplanning.
Dezelfde discipline doorheen het hele traject.
Begin met de prioriteiten die de klant stelt, en breid vervolgens in fasen uit. De eerste taak van Despraz bij Dynapps was het stellen van prioriteiten, niet het vastleggen van details: waar te beginnen, wat kon wachten. Vanuit die volgorde is het platform stap voor stap gegroeid.
Het moeilijkste deel was niet de bouw, maar de tijd van de klant.
Het moeilijkste was de tijd, aan de kant van de klant. Rachel zegt het ronduit: de grootste uitdaging was de tijd die ze zelf in de ontwikkeling en implementatie moest steken, terwijl ze ook nog haar dagelijkse werk moest doen.
Het bouwen van een op maat gemaakt platform is geen inkoopproject dat zomaar kan worden uitbesteed. Iemand aan de kant van de klant moet bepalen wat het bedrijf nu precies doet, in welke volgorde en met welke afwegingen. Dat werk is weinig zichtbaar en concurreert met alle andere punten op de agenda. Manuel voegt daar de praktijkervaring aan toe: het team zat ‘met de neus op het stuur’, waardoor het risico bestond dat er te weinig werd nagedacht over de stappen ervoor. Hij noemt dit expliciet het ene punt dat in toekomstige projecten niet onderschat mag worden in planning en budget.
De adoptie binnen het bedrijf was het tweede knelpunt, weliswaar kleiner maar wel degelijk aanwezig. Rachel wijst op een overgangsperiode die voor sommige collega’s ‘delicaat’ was. Uiteindelijk werd het algemeen geaccepteerd, maar dat gebeurde niet meteen vanaf dag één.
Deze oplossing heeft onze manier van werken veranderd. Het heeft voor echte structuur gezorgd in ons werk en onze administratie.
Rachel Catellani
Administratief medewerker, Despraz SADe cijfers
Tegen 2026 draait Despraz volledig op één maatwerkplatform, van offerte tot oplevering.
De mix van standaardtools en losse spreadsheets is verdwenen. Eén custom platform beheert de gedeelde stamdata én de uniforme tariefbasis waar elke projectleider op werkt. Sinds fase 2 in februari 2026 live ging, zitten daar ook urenregistratie, afwezigheden, leveranciersfacturen en klantenfacturatie in. De volledige levenscyclus van een bouwproject, van offerte tot oplevering, loopt nu in één systeem.
3.339
bouwplaatsen die via het platform worden beheerd.
1.396
klanten en leveranciers in de gedeelde stamgegevens.
75
offertes die via het platform zijn gegenereerd, januari tot en met mei 2026.
80
weken tussen de start van fase 1 (eind 2020) en de ingebruikname van fase 1 (2022).
Van 'uit wiens Excel moet ik kopiëren?' tot 'waar staat het artikelnummer?'
Wanneer de volgende projectmanager bij Despraz begint, is de vraag niet langer ‘wiens Excel-bestand moet ik kopiëren?’, maar ‘waar staat het artikelnummer?’. Het platform heeft de impliciete kennis die eerst in hoofden van mensen en losse spreadsheets zat, omgezet naar één gedeelde basis. Vanuit die basis wordt in het hele bedrijf gewerkt voor offertes, orders en facturatie. Die verschuiving, van een situatie waarin elke projectmanager zijn eigen versie van het bedrijf runde naar een situatie waarin ze allemaal dezelfde versie runnen, is precies wat het platform beoogde te bereiken. Sinds februari 2026 strekt dezelfde logica zich uit van de front office naar tijdregistratie, verzuim en facturering.
Als je dit herkent, laten we dan eens praten.
Waar je bedrijf ook naartoe beweegt en waar het vastloopt: het helpt om eerst met iemand te sparren die dit soort trajecten al eens heeft gedaan, nog vóór je een richting of platform vastlegt.
Ga dieper
Lees verder.
Ontkoppelde systemen verbinden
Productie in het ene systeem. CRM in een ander. Financiën in weer een ander. Een technologielandschap dat niemand ooit ontwierp, waar noodoplossingen zich jarenlang opstapelden. Tot het afstemmen van de cijfers meer tijd kost dan het werk zelf.
Energie en nutsvoorzieningen
Installateurs, exploitanten, producenten, coöperaties. Voor elk op maat gemaakt in Odoo.
Meer verhalen zoals dit
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Eén Odoo-platform voor een energieadviesbureau met meerdere vestigingen: Tunérgia vervangt Telegram, Excel en versnipperde tools
Na zestien jaar werken met papier, Excel en Telegram heeft Tunérgia zijn energieadviesbureau, dat meerdere bedrijven omvat, met behulp van Dynapps op één Odoo-platform ondergebracht: leads, projecten, handtekeningen en enquêtes zijn nu allemaal op één overzichtelijke plek te vinden.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Hoe Régie Châtel alle PPE-vergaderingen op één platform organiseert
Een Zwitsers familiebedrijf beheert meer dan 100 flatgebouwen via één op maat gemaakt platform dat is gebouwd met Dynapps. Dit platform vervangt een workflow die voorheen bestond uit mailmerges in Word en overzichten in Excel.
- Voedingsindustrie
De voedingsindustrie
Eén Odoo-sjabloon voor 14 productielocaties van Puratos verspreid over vier continenten
Belgische familieonderneming die ingrediënten produceert, met 75 productielocaties verspreid over 55 landen. Op de grootste locaties bleef SAP in gebruik; voor de kleinere overgenomen bedrijven werd één Odoo-sjabloon ontwikkeld.
- Financiële dienstverlening
Financiële dienstverlening
Eén Odoo-platform, van 100 tot 36.000 gehuurde fietsen.
Cyclis Bike Lease is uitgegroeid van een start-up met vier oprichters in Hasselt tot een bedrijf met meer dan 36.000 leasefietsen. Dynapps heeft de zelfgebouwde oplossing van de oprichters vervangen door één Odoo-platform dat mee kan groeien met het bedrijf.
- Laboratoria
Laboratoria
Zeven gespecialiseerde laboratoria op één geïntegreerd Odoo- en LIMS-platform
Zeven gespecialiseerde laboratoriumafdelingen verspreid over Oman, 65.000 monsters per jaar. De groep heeft binnen vier maanden een verouderd LIMS-systeem vervangen en een ERP-systeem geïntegreerd in één gecombineerd Odoo- en LIMS-platform.
- Energie en nutsvoorzieningen
Energie en nutsbedrijven
Sensorfact heeft het inkopen op basis van intuïtie vervangen door Odoo
Nederlandse klimaattechnologie-startup, met meer dan 200 medewerkers die 1.600 industriële klanten in 40 landen bedienen. Odoo heeft binnen vijf maanden het op gevoel inkopen vervangen door één systeem voor inkoop, voorraadbeheer, boekhouding en verkoop.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-systeem voor verkoop, inkoop en boekhouding: een overgang van vier maanden
Zwitserse distributeur van bedrijfskleding en promotieartikelen, met 13 gebruikers op Odoo. Eén platform dekt nu verkoop, aankoop en boekhouding en maakt een einde aan een jarenlange zoektocht.
- Retail en groothandel
Detailhandel en groothandel
Eén Odoo-platform voor een B2B-distributeur van veiligheidsartikelen, waarbij 95% van de bestellingen via de webwinkel verloopt
Een Spaanse B2B-distributeur van veiligheidsuitrusting met hoge zichtbaarheid is overgestapt van een op maat gemaakt verouderd systeem naar Odoo. Een raster voor bulkbestellingen in het standaard e-commerceplatform verwerkt nu 95% van de bestellingen.
- Professionele dienstverlening
Professionele dienstverlening
Eén Odoo-systeem voor drie entiteiten van de Obiz Group
Een beursgenoteerde Franse loyaliteitsgroep heeft binnen een jaar na een overname drie entiteiten ondergebracht in één Odoo-systeem. De overnemende partij breidde het platform uit dat de overgenomen onderneming al had gekozen, waardoor boekhouding, inkoop en verkoop werden gedekt.
- Laboratoria
Laboratoria
Vijf apps, één LIMS, één Odoo-platform
Het oudste edelsteenkundig laboratorium ter wereld, met dagelijks 12 tot 14 gebruikers in Parijs. Heeft zijn compliance, bedrijfsvoering en rapportage ondergebracht op één Odoo-platform met een geïntegreerd LIMS.